Fachwissen Lohnabrechnung leicht verstehen & anwenden:

Hilfreiche Informationen, Onlinerechner und Vorlagen für Ihre Lohnbuchhaltung

Fachwissen für Lohnbuchhaltung, Lohnbüro und Steuerkanzlei

Das Themenfeld Lohn- und Gehaltsabrechnung ist sehr vielfältig und unterliegt einer kontinuierlich ändernden Rechtsprechung. Hier beantworten Ihnen unsere Lohnexperten typische Fragen aus dem Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, dem Ablauf unserer Dienstleistung oder der Nutzung unserer Online-Rechner.

Onlinekurs Lohn- und Gehaltsabrechnung

Sie sind Ansprechpartner für das Thema "Lohn- und Gehaltsabrechnung" in Ihrer Buchhaltung, Steuerkanzlei oder Lohnbüro? Nutzen Sie unseren kostenfreien Onlinekurs "Grundlagen Lohn- und Gehaltsabrechnung" für Ihre tägliche Arbeit.

Online-Rechner für die Lohnbuchhaltung

Schnell mal mit dem Brutto-Netto-Rechner überschlagsweise das Eintrittsgehalt des neuen Mitarbeiters ausrechnen oder den PKW-Sachbezug 1% bewerten – mit den Online-Rechnern von lohnexperte.de erhält man nach der Eingabe weniger Daten sofort das gewünschte Ergebnis.

Online-Rechner

 

Infos rund um die Lohnabrechnung & Dienstleistung

Wussten Sie schon, dass bei der nächsten Lohnbuchhaltung die Gesetzesänderung vom ... berücksichtigt werden muss?

Die Bundesregierung hat ein Entlastungspaket verabschiedet, dessen Umsetzung zu großen Teilen in der Hand der Arbeitgeber liegt.

Welche Folgen ergeben sich damit für Arbeitgeber und die Entgeltabrechnung? Und welche Voraussetzungen müssen für die Auszahlung an die Arbeitnehmer erfüllt sein? Informieren Sie sich jetzt und erhalten Sie hilfreiche Antworten im folgenden Artikel.

Wenn das eigene Unternehmen wächst, bestärkt dies schnell den Wunsch, endlich auch eigene Mitarbeiter anzustellen. Denn mit gutem Personal lässt sich die zunehmende Fülle an Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen und der Erfolg des Unternehmens weiter ausbauen. Nicht umsonst werden Mitarbeiter oft als das wichtigste Gut eines Unternehmens bezeichnet. Gleichzeitig stellen sie aber auch den größten und damit wichtigsten Kostenblock dar, der in allen Unternehmensphasen erwirtschaftet werden muss.

Bekanntlich verfolgt die Bundesregierung das Ziel, den Anteil der E-Mobilität am deutschen Straßenverkehr zu erhöhen.
Unterstützt werden die Anschaffung von reinen Elektrofahrzeugen und solchen mit Hybridantrieb. Das hat natürlich auch Auswirkungen auf die dienstliche und private Nutzung solcher Fahrzeuge. 

In den letzten Jahren ist es durchaus üblich geworden, als deutscher Arbeitnehmer für den Arbeitgeber im Ausland tätig zu sein. Genauso kommen ausländische Arbeitnehmer nach Deutschland um hier Aufgaben zu erledigen.

Auch für Arbeitgeber hat das Krankenkassenwahlrecht eine gewisse Bedeutung. Zum Einen hat der unterschiedliche Zusatzbeitrag der Krankenkassen wieder unmittelbare Auswirkungen auf den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zum Anderen müssen bei einem Wechsel der Krankenkasse durch den Arbeitnehmer die entsprechenden Änderungen in die Lohnbuchhaltung eingepflegt werden und entsprechende Meldungen an die Kassen generiert werden.

Auszubildende sind grundsätzlich Arbeitnehmer im steuer- und beitragsrechtlichen Sinne. Ein Unterschied zu normalen Arbeitnehmern ist jedoch, dass der Mindestlohn keine Gültigkeit hat. Was muss man sonst noch beachten?

 

Für viele Studenten ist es eine Notwendigkeit neben dem Studium noch etwas hinzu zu verdienen. Grundsätzlich müsste man davon ausgehen, dass Studierende genau wie normale Arbeitnehmer betrachtet werden. Das heißt, wird eine geringfügige Beschäftigung ausgeübt ist er versicherungsfrei, liegt die Beschäftigung über den Grenzen der Geringfügigkeit dann besteht Sozialversicherungspflicht.

Zum 01.04.2003 wurde eine Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. 2018 wurde von der Bundesregierung beschlossen, die Entlastung des Niedriglohnbereichs weiter auszubauen. Diese Entlastung wird in Zukunft ca. 4,7 Millionen Arbeitnehmer betreffen. Kurz gesagt – an die Stelle der Gleitzone tritt zum 01.07.2019 der Übergangsbereich.

Hin und wieder wird es vorkommen, dass sich Schüler in einem Unternehmen melden um dort zu arbeiten. Was muss man bei der Entgeltabrechnung beachten?

Beschäftigen Sie Arbeitnehmer deren Entgelt sich an oder über der Versicherungspflichtgrenze (Jahresarbeitsentgeltgrenze JAE) bewegt, dann ist es wichtig zu überprüfen ob diese Grenze unter – oder überschritten wird. Es geht also um die Feststellung der Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit.

Bei einer Einmalzahlung in den Monaten Januar, Februar und März sollte man die Anwendung der Märzklausel prüfen. Was ist eine "Märzklausel" und was muss man beachten? Weitere Informationen erhalten Sie hier. 

Wenn einem Arbeitnehmer ein Tankgutschein zur Verfügung gestellt wird, dann handelt es sich um einen Sachbezug.

Der Arbeitgeber muss anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenze die Krankenversicherungspflicht seiner Mitarbeiter prüfen. Hier finden Sie die aktuellen Werte ab 2018.

Der Gesetzgeber verfolgt das Ziel, dass eine stärkere Verbreitung der betrieblichen Altersversorgung in kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie bei Geringverdienern hervorgeht. Ab dem 01. Januar 2018 regelt das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) die Grenzwerte für die betriebliche Altersvorsorge und schafft so neue Anreize für die staatlich geförderte Zusatzversorgung.

Mit dem Umlageverfahren U1 und U2 zur Entgeltfortzahlung wird innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung dafür gesorgt, dass die finanziellen Belastungen eines Betriebes durch Krankheit oder durch Mutterschaftszeiten abgefedert werden.

Die betriebliche Gesundheitsförderung dient dazu, Krankheiten am Arbeitsplatz vorzubeugen, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern und die Gesundheit zu stärken. Was hat man bei der BGF im Rahmen der Lohnabrechnung zu beachten?

Der Gesetzgeber hat auch zum Jahreswechsel verschiedene Änderungen im Bereich der Entgeltabrechnung wie LOHNNACHWEIS DIGITAL, Erhöhung allgemeiner Mindestlohn etc. veranlasst.

Themen rund um die Lohnabrechnung

Vorlagen & Formulare

Mitarbeiter-Eintritt oder –Austritt, Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Urlaubsantrag, Fragen aus der Buchhaltung etc. – noch viele Vorgänge werden in der Personalabteilung mit papiergebundenen Formularen abgebildet.

Vorlagen Lohnbuchhaltung

 

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Lohnbuchhaltung - leicht erklärt

Egal, ob in einem transnationalen Großunternehmen oder einem lokalen Familienbetrieb - eine gut organisierte Lohnbuchhaltung ist essentiell für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung der in einem Betrieb Beschäftigten befassen. Die Grundlagen einer guten Lohnbuchhaltung sind leicht verständlich und in die Praxis umzusetzen.

Was muss die Lohnbuchhaltung leisten?

In vielen größeren Betrieben wird der Begriff Lohnbuchhaltung für die betreffende Abteilung der Buchhaltung verwendet. Hier ist jedoch spezifisch die fachlich korrekte Behandlung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen gemeint. Sie hat folgende Aufgaben zu erfüllen:

1. Korrekte und übersichtliche Aufstellung aller Gehalts- und Lohnabrechnungen
2. Kommunikation und Abwicklung der relevanten Beiträge mit Sozialversicherungsträgern und Finanzamt
3. Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten
4. Kontinuierliches Führen der Lohn- und Gehaltskonten aller Beschäftigten

Diese Bereiche sind eng miteinander verknüpft. Daher ist eine sorgfältige Lohnbuchhaltung auf festgelegte und verlässlich durchgeführte Abläufe bei der Bearbeitung aller Daten angewiesen.


Wie fertigen Sie eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung an?

Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung setzt sich zusammen aus Bestandteilen, die der Gesetzgeber explizit fordert, und Teilen, die gesetzlich freiwillig sind, aber für die allgemeine Übersicht nützlich sein können. Den gesetzlichen Rahmen legt dabei der § 108 der Gewerbeordnung (GewO) fest. Dieser schreibt vor, dass der Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Textform vorlegen muss. Zudem muss sie die Zusammensetzung des Lohnes beziehungsweise Gehaltes sowie den Abrechnungszeitraum ausweisen.

Ändert sich die Abrechnung (z.B. das Gehalt) im Vergleich zum Vormonat ist in jedem Fall eine schriftliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung anzufertigen. Gut organisierte Betriebe tun dies jedoch auch ohne gesetzlichen Zwang jeden Monat. Diese Abrechnung wird von öffentlichen Stellen als offizielles Dokument akzeptiert. Dementsprechend sollte der Arbeitgeber sie behandeln.

Die Abrechnung muss einem Mitarbeiter eindeutig zuzuordnen sein. Im Kopfteil der Abrechnung wird deshalb - vor allem in größeren Betrieben - neben den Stammdaten des Mitarbeiters noch eine unternehmensinterne Personalnummer aufgeführt. Auch die Steuerklasse, eventuelle Kinderfreibeträge und die Zugehörigkeit zu einer steuerlich relevanten Glaubensgemeinschaft müssen enthalten sein. Hinzu kommen Angaben, die sich bei vielen Arbeitgebern aus Gründen der Transparenz etabliert haben. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zum Urlaubskonto.

Wie funktioniert die Übermittlung der relevanten Daten an Sozialversicherungsträger und Finanzamt?

Die Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Kommunikation und Arbeitsentgeltsabrechnung mit Trägern der Sozialversicherung ist im 4. Sozialgesetzbuch geregelt. Danach sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, der betreffenden Krankenkassen-Einzugsstelle zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge die Entsprechenden Nachweise zukommen zu lassen. Die Beiträge zur Sozialversicherung sind spätestens am drittletzten Arbeitstag des entsprechenden Monats fällig.

Die arbeitnehmerseitigen Pflichten gegenüber dem Finanzamt sind im Einkommenssteuergesetz (EStG) und in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) festgelegt. Laut § 41a des EStG erwartet das zuständige Finanzamt spätestens zehn Tage nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums (dieser hängt von der Höhe der im Vorjahr entrichteten Lohnsteuer ab) die jeweilige Steuererklärung. Darin muss genau aufgeschlüsselt sein, welche Lohnsteuer für welche Arbeitsverhältnisse anfällt.

Der Arbeitgeber muss dann den arbeitgeberseitigen sowie den einbehaltenen arbeitnehmerseitigen Anteil der anfallenden Lohnsteuer überweisen. In der Regel fällt die Lohnsteuer monatlich an. Kleinere Unternehmen können auch vierteljährlich oder sogar jährlich anmelden. Am Jahresende sendet der Arbeitgeber zudem die Aufstellung des Jahreslohnkontos an Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und Statistikämter.

Professionelle Software zur Unterstützung der Lohnbuchhaltung

Damit die Lohnbuchhaltung nach allen Vorgaben der GewO und der LStDV korrekt abläuft, behelfen sich viele Unternehmen mit spezieller Lohnbuchhaltungssoftware. Diese bietet mehr Rechtssicherheit und schützt gegenüber Versicherungsträgern und Ämtern vor einer Reihe von Fehlern und Unvollständigkeiten. Das Unternehmen erhält zudem jederzeit mit wenigen Klicks eine Übersicht zu jedem Mitarbeiter. Auch der Stand der Bearbeitung der monatlichen Lohnabrechnung ist damit leicht einsehbar.

Hinzu kommt, dass die Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden die Daten mittlerweile ohnehin einheitlich und digital geliefert bekommen wollen. Idealerweise ist eine Lohnbuchhaltungssoftware (z.B. DATEV®, SBS Lohn plus®) kompatibel mit den Anforderungen dieser Stellen und speichert die Mitarbeiterdaten in einem Format, das sich zur sicheren Datenübertragung eignet. Verglichen mit der erzielten Erleichterung der Buchhaltung sind die Kosten einer solchen Software zu vernachlässigen.


Wie sollte eine professionelle Lohnbuchhaltung aufgestellt sein?

Die einzelnen Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind eng miteinander verzahnt. Mangelhaft gepflegte Mitarbeiterstammdaten können zum Beispiel schnell zu einer fehlerhaften Gehaltsabrechnung führen - etwa durch veraltete Informationen zu Kindern und mit ihnen verbundenen Freibeträgen. Eine externe Lohnbuchhaltung in einer Steuerkanzlei / Steuerberater arbeitet daher in einem engen Kontakt zu dem Unternehmen und erfüllt folgende Bedingungen:

  • gleichbleibenden Personen,
  • fest definierten Arbeitsschritten (Zeitplan),
  • zugewiesenen Aufgaben (Verantwortlichkeiten),
  • kontinuierlichen Schulungen / Weiterbildungen,
  • zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware,
  • datenschutzkonformes Handeln,
  • einheitlichen Formularen etc.

Als Arbeitgeber vermeiden Sie damit nicht nur erhebliche Kosten bzw. Konflikte mit den zuständigen Ämtern und Stellen - bis hin zu unnötigen Strafzahlungen. Eine professionell und aktuell geführte Entgeltabrechnung sorgt auch für mehr Vertrauen und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Nicht zuletzt sorgt eine solche Art der Buchführung auch für mehr Transparenz, Überblick und Planungssicherheit auf Arbeitgeberseite.

Die bereitgestellten Informationen und Online-Rechner stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Irrtümer und Änderungen zu Gesetzen, Freibeträgen und sonstigen Bestimmungen Dritter sind vorbehalten.