Was muss ich beim Sachbezug Tankgutschein beachten?

Wenn einem Arbeitnehmer ein Tankgutschein zur Verfügung gestellt wird, dann handelt es sich um einen Sachbezug.

Das Thema kurz erklärt von Luke Lohnexperte:

Zunächst stellt sich die Frage, was ist ein Sachbezug?

Als Sachbezug bezeichnet man alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen. Hierbei handelt es sich um eine Sach- oder Dienstleistung, die der Arbeitnehmer erhält.

Ist ein Tankgutschein (Sachbezug) steuerpflichtig?

Ein Sachbezug ist grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sowie umsatzsteuerpflichtig. Mit Hilfe der Sachbezugsfreigrenze kann für diese Sachbezüge eine Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit erwirkt werden. Zur lohn- und umsatzsteuerrechtlichen Beurteilung befragen Sie bitte Ihren Steuerberater.

Was ist eine Sachbezugsfreigrenze?

Bis zu einer Monatsgrenze von 44,00 Euro kann ein Tankgutschein (Sachbezug) steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).
Kauft der Arbeitgeber Tankgutscheine in Höhe von 44,00 Euro – greift die Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44,00 Euro.

Die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit  greift nicht, wenn

• ein Tankgutschein (Sachbezug) die Sachbezugsfreigrenze überschritten hat z.B. der Tankgutschein hat einen Wert von 45,00 Euro
• die Freigrenze bereits mit anderen Sachbezügen überschritten wurde

Der Tankgutschein (Sachbezug) darf den Wert von 44,00 Euro keinesfalls übersteigen, sonst wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Zusätzlich darf auch ein anderer Sachbezug die Sachbezugsfreigrenze nicht übersteigen, sonst werden alle Sachbezüge eines Kalendermonats ebenfalls steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Falls die Freigrenze, in Höhe von 44,00 Euro, in einem Monat nicht erreicht wurde oder in Anspruch genommen wurde – dürfen die Restbeträge nicht in den nächsten Monat übertragen werden.

Ist es möglich Tankgutscheine selbst zu erstellen?

Ja, ein Arbeitgeber kann auch selbst Tankgutscheine („Eigengutscheine“) erstellen. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer tankt und begleicht die Tankrechnung zunächst selbst. Anschließend wird der Betrag, nach Vorlage des Tankbelegs,  von dem Arbeitgeber erstattet.
Wenn  die Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44,00 Euro dabei nicht überschritten wurde, dann sind auch selbsterstellte Tankgutscheine lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Müssen Tankgutscheine in der Entgeltabrechnung vermerkt werden?

Sachbezüge müssen generell in der Lohnabrechnung vermerkt werden. Dies gilt auch,  wenn die Sachbezugsfreigrenze von 44,00 Euro nicht überschritten wurde und  der Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist.

Die Sachbezüge müssen wie folgt in den Aufzeichnungen dokumentiert werden:

• die Sachbezüge müssen einzeln bezeichnet werden
• das Entgelt muss erfasst werden
• der entsprechende Abgabetag muss angegeben werden

Jedoch kann man bei seinem zuständigen Finanzamt eine entsprechende Erleichterung für diese Aufzeichnungspflicht beantragen.

Darf ein Tankgutschein jeden Monat ausgestellt werden?

Der Arbeitgeber kann für seine Arbeitnehmer jeden Monat Tankgutscheine ausstellen, solange der Einzelwert nicht die Sachbezugsfreigrenze von 44,00 Euro übersteigt. Wenn der Arbeitnehmer bereits einen Tankgutschein von 44,00 Euro erhalten hat, dann kann er keine weiteren Sachbezüge in diesem Monat erhalten.

Fazit:

Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eine Lohnerhöhung von 44,00 Euro zukommen lassen möchte, dann ist diese Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeitragspflichtig. 

Alternativ kann ein Arbeitgeber auf einen Tankgutschein zurückgreifen, denn dieser kann bis zu einer Höhe von maximal 44,00 Euro im Monat pro Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden.

Ein Tankgutschein ist somit eine gute Möglichkeit seine Mitarbeiter in Form eines Gutscheins zu honorieren.