Ihre externe Lohn- und Gehaltsabrechnung

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Lohnabrechnung

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Lohnabrechnung leicht gemacht

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Was ist eigentlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Arbeitnehmer erwarten jeden Monat ihr Arbeitsentgelt auf dem Konto – und das möglichst pünktlich und korrekt. Genauso pünktlich und korrekt müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den Nachweis über das gezahlte Entgelt zusätzlich in Form eines schriftlichen Dokuments ausstellen – der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Aber ganz von vorn: Für die geleistete Arbeit erhalten Arbeitnehmer ihren Lohn oder das Gehalt. Typischerweise spricht man bei Arbeitern von Lohn und bei Angestellten von Gehalt. Worin liegt der Unterschied? Während es sich beim Gehalt um eine monatlich fest vereinbarte Summe handelt, kann der Lohn hingegen variieren, da er an die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden gekoppelt ist. Daher spricht man auch bewusst von einer Lohnabrechnung oder einer Gehaltsabrechnung, da beide klar voneinander zu trennen sind. Beide Abrechnungsarten werden dabei auch gerne unter der Bezeichnung Entgeltabrechnung zusammengefasst.

Neben dem Entgeltnachweis beinhaltet der Lohn- oder Gehaltsschein aber noch zahlreiche weitere Angaben. So gibt sie dem Mitarbeiter Aufschluss über seinen Brutto- und Nettoverdienst sowie über die gezahlten Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge. Auch Lohnsteuerklasse, Kirchenzugehörigkeit oder die Anzahl seiner Urlaubstage sind dort zu finden.

Entgeltabrechnung – ein komplexes Thema

Wie setzt sich mein Arbeitslohn zusammen? Welche Zuschläge habe ich erhalten und welche Abzüge werden fällig? Diese und ähnliche Fragen wollen Arbeitnehmer mithilfe ihrer Lohnabrechnung schnell und eigenständig klären. Doch eine Vielzahl an gesetzlichen Vorgaben macht es den meisten Arbeitnehmern schwer, die eigene Lohnabrechnung bis ins Detail zu verstehen oder gar zu kontrollieren. Wenn dann auch noch branchenspezifische Besonderheiten hinzukommen, wird sie schnell zu einem komplizierten oder gar verwirrenden Konstrukt.

Mit der monatlichen Aushändigung des Lohnzettels ist aber auch die Pflicht des Arbeitgebers keinesfalls getan. Zusätzlich steht er gesetzlich in der Verantwortung, das gesamte digitale Meldewesen an Behörden und Institutionen durchzuführen, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten und vieles mehr. Häufige Neuerungen und Anpassungen in der Gesetzgebung und Sozialversicherung kommen erschwerend hinzu, müssen aber für eine korrekte Abrechnung zwingend berücksichtig werden. Für die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung bedeutet das, sich kontinuierlich weiterzubilden, um auch im Dschungel oft wechselnder, rechtlicher Bestimmungen den Überblick zu behalten.

Sie sehen: Entgeltbescheinigungen sind ein komplexes Thema und sollten daher stets von geschultem Fachpersonal erstellt werden. Wäre es da nicht ein Gedanke wert, die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung einem externen Dienstleister zu überlassen? Mit dem Outsourcing-Angebot der Lohnexperte AG lagern Sie kostenintensive Prozesse einfach aus und gewinnen gleichzeitig einen spürbaren Mehrwert an personellen und finanziellen Kapazitäten.

Sie wünschen sich endlich mehr unternehmerische Freiheiten? Gerne informieren wir Sie über unser Leistungen und Konditionen. Unter unserer kostenfreien Hotline 0800 81 000 81 sind wir Mo. bis Fr. von 8 – 20 Uhr persönlich für Sie da. Oder nutzen Sie einfach unser Kontaktformular. Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre Nachricht.

Aufbau von Lohnabrechnungen

Die Erstellung von Lohn- oder Gehaltsscheinen gehört zu den zentralen Pflichten jedes Arbeitgebers. In Gestaltung und Anordnung der Daten können diese je nach Anbieter variieren. Gemeinsam sind ihnen aber immer gewisse Mindestangaben, die Unternehmer an ihre Mitarbeiter übermitteln müssen. Doch welche Angaben müssen tatsächlich rein und wie geht es dann weiter?

Hier ein kurzer Überblick: Im oberen Bereich finden sich allgemeine Angaben wie beispielsweise Kontaktdaten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber oder der Beschäftigungszeitraum. Daran anschließend folgt die Auflistung zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts – was sicherlich als das Herzstück des Lohnzettels bezeichnet werden kann. Im Detail werden dort alle Bruttobezüge sowie fällige Abzüge aus Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschläge aufgeführt. Der sich daraus ergebene Auszahlungsbetrag wird dem Mitarbeiter schließlich auf seinem Konto gutgeschrieben. Die Angabe der Bankverbindung darf daher ebenfalls nicht fehlen.

Doch damit ist der Vorgang einer Lohnabrechnung noch nicht beendet. Vielmehr müssen auch die vorgeschriebenen Prozesse zur elektronischen Meldung der Daten sowie deren Auswertungen für Behörden und Arbeitgeber in Gang gesetzt werden. Die errechneten, abzuführenden Beträge müssen den Institutionen wie Finanzamt oder Krankenkasse gemeldet werden. In welcher Form dies zu erfolgen hat und welche Voraussetzungen das dafür eingesetzte Abrechnungsprogramm erfüllen muss, regelt die sogenannte Entgeltbescheinigungsverordnung.

Um dem Arbeitnehmer seine Vergütung auszuzahlen, ist der jeweilige Lohnabrechner also an klare gesetzliche Vorschriften gebunden, die sich zusätzlich je nach Branche und Gewerk unterscheiden können. Für viele Unternehmen bedeutet das zum Teil hohen Zeit- und Personaleinsatz, um ihren Mitarbeitern eine fristgerechte und fehlerfreie Lohnabrechnung zu gewährleisten.

Bei der Lohnexperte AG erstellen wir Ihre laufende Lohn- und Gehaltsscheine mit geprüften Abrechnungsprogrammen wie beispielsweise SBS Lohn plus® oder edlohn / eurodata AG und übernehmen gleichzeitig alle notwendigen Meldungen – selbstverständlich nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Damit schaffen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter Rechtssicherheit und entlasten Ihre Lohnbuchhaltung nachhaltig.

Muster Lohnabrechnung
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Steuerberatende aufgepasst

Weitere Informationen zu unserem Steuerberater-Tarif erhalten Sie direkt von unserem Lohnexperte-Team unter 0340 / 870 1 87-30 oder fordern Sie unsere Partnerpreisliste an.

Und zu guter Letzt: Die Steuern und Sozialabgaben

Wer zahlt was? Die Abgaben zur Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag oder auch der Kirchensteuer trägt der Arbeitnehmer allein. Die zu entrichtende Höhe ergibt sich dabei aus dem Verdienst sowie den individuellen Steuermerkmalen. Die Festlegung dieser individuellen Steuerdaten wie Steuerklasse, Freibeträge oder Kirchenzugehörigkeit erfolgt nach bestimmten gesetzlichen Vorgaben und wird über das Finanzamt geregelt. Die Überprüfung dieser Steuermerkmale erfolgt dabei auf elektronischem Wege über das sogenannte ELStAM-Verfahren.

ELStAM-Verfahren

Mit dem Verfahren der elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM ) wurde die papierbasierte Lohnsteuerkarte zum 1. Januar 2013 endgültig abgelöst. Änderungen werden nach ihrer Eintragung im Melderegister seither automatisch für den Lohnsteuerabzug berücksichtigt und damit für alle Beteiligten vereinfacht.

Um die ELStAM eines Mitarbeiters abzurufen, benötigt der Arbeitgeber unter anderem dessen individuelle Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID). Diese 11-stellige Ziffer wird jeder natürlichen Person in Deutschland zugeordnet und bleibt lebenslang bestehen. Der Lohnabrechner übermittelt diese dann monatlich an das zuständige Finanzamt, welches wiederum die für den Arbeitnehmer geltenden Steuerdaten zurückmeldet.

Sozialversicherung

Im Gegensatz zu den steuerlichen Abgaben teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung untereinander auf. Diese werden nach Prozentwerten errechnet, die jedoch nach aktuellem Gesetzesstand häufig angepasst werden und daher variieren. Aber mit einem kurzen Blick ins Internet sind die geltenden Beitragswerte stets schnell zu finden.

Um welche Versicherungen geht es? Die Sozialversicherung setzt sich aus den fünf großen Säulen der Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), Arbeitslosenversicherung (AV), Pflegeversicherung (PV) sowie der Unfallversicherung (UV) zusammen. Die Einzahlung in diese Versicherungen ist dabei für jeden sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer zwingend vorgeschrieben.

Was bleibt am Ende des Monats? Die Abgaben werden im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung vom Bruttolohn abgeführt – weshalb diese auch als Lohnnebenkosten bezeichnet werden. Nach Abzug der Steuerbeiträge ergibt sich für Arbeitnehmer schlussendlich der Nettolohn, der ihm auf sein Konto überwiesen wird.

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Unser Lohnexperte-Team steht Ihnen bei allen Fragen rund um die Themen Lohn- und Gehaltsabrechnung gerne kompetent zur Seite. Gemeinsam mit Ihnen finden wir den für Sie passenden Tarif.

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