Was bedeutet Umlageverfahren U1 und U2?

Mit dem Umlageverfahren U1 und U2 zur Entgeltfortzahlung wird innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung dafür gesorgt, dass die finanziellen Belastungen eines Betriebes durch Krankheit oder durch Mutterschaftszeiten abgefedert werden.
Es handelt sich um ein pflichtiges überbetriebliches Ausgleichsverfahren für Arbeitgeber.

Das Thema kurz erklärt von Luke Lohnexperte:

Überblick zum Umlageverfahren U1 und U2

Die Arbeitgeber zahlen monatlich einen kassenabhängigen %-Satz vom rentenversicherungspflichtigen Brutto der Arbeitnehmer an die Krankenkasse und diese springt dann ein, wenn der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung leisten muss.
Der Arbeitgeber muss das Umlageverfahren über die  Krankenkasse als zuständige Einzugsstelle durchführen, bei der der jeweilige Mitarbeiter versichert ist oder zu der Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden.

Umlageverfahren zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (U1)

Der Arbeitgeber sichert sich mit der Umlage U1 gegen zu hohe Kosten bei eintretenden Lohnfortzahlungen für die Arbeitnehmer im Krankheitsfall ab. Das Umlageverfahren soll also verhindern, dass kleinere Unternehmen nicht finanziell überlastet werden.

An diesem Umlageverfahren nehmen alle Firmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Mit unserem Umlagerechner kann man einfach prüfen, ob man an dem Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt.

Einige Personenkreise werden bei der Ermittlung der Mitarbeiteranzahl nicht berücksichtigt:

• Auszubildende und Praktikanten
• Schwerbehinderte Menschen
• Bezieher von Vorruhestandsgeld
• Mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes
• Wehr- und Zivildienstleistende
• Heimarbeiter
• Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit

Teilzeitbeschäftigte werden anteilig angerechnet:

Seit 2006 bemisst sich die Umlagehöhe am Einkommen aller Beschäftigten eines Betriebes.
Jeder Arbeitgeber zahlt einen kassenindividuellen Umlagesatz und bekommt einen bestimmten Prozentsatz von der Lohnfortzahlung, die im Krankheitsfall geleistet wurde, wieder. Die Höhe des Erstattungssatzes richtet sich nach dem vom Arbeitgeber gewählten Umlagesatz der jeweiligen Krankenkasse.

Je nach Wunsch des Arbeitgebers, erstattet die Krankenkassen bis zu 80 Prozent der gesetzlich vorgeschriebenen Lohnfortzahlung in den ersten sechs Krankheitswochen (42 Kalendertage).

Zu Beginn eines Kalenderjahres ist von jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob die Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit erfüllt sind. Die Krankenkassen stellen Arbeitsblätter zur Feststellung der Umlagepflicht U1 für das jeweilige Kalenderjahr zur Verfügung.
Einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat ein Arbeitnehmer  erst nach 4-wöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Die Umlage U1 ist nur dann zu entrichten, wenn das Beschäftigungsverhältnis mehr als vier Wochen besteht.

Dann besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für sechs Wochen. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt mit dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt jedoch die Arbeitsunfähigkeit an einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag mit.

Wenn ein Mitarbeiter während eines Arbeitstages erkrankt, wird das für den Resttag zu zahlende Arbeitsentgelt nicht durch die Entgeltfortzahlung  erstattet. Der Erstattungszeitraum beginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.

Wer ist von der Umlagepflicht U1 ausgeschlossen?

• Länder
• Gemeinden
• Gemeindeverbände, Verbände von Gemeinden und kommunale Unternehmen
• Bund
• Mitarbeitende Familienangehörige in einem landwirtschaftlichen Unternehmen
• Teilnehmer am Freiwilligendienst
• Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege
• Unternehmen, die an Tarifverträge des öffentlichen Dienstes gebunden sind
• Unternehmen die das Ausgleichsverfahren selbst regeln (freiwilliges Ausgleichsverfahren)
• ausländische Saisonmitarbeiter

Erstattung U1

Erstattet werden Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Bei der Erstattung ist vom Bruttoarbeitsentgelt auszugehen.

Die Höhe der Arbeitgeberaufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bestimmt §4 Abs. 1 EFZG nach dem Entgeltausfallprinzip. Der Arbeitnehmer erhält somit eine Fortzahlung, über das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Entgelt.

→ dazu gehört die volle Vergütung einschließlich der Zuschläge

Nach §1 AAG haben die Krankenkassen den Arbeitgebern bis zu 80 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts, inklusive der auf die fortgezahlten Arbeitsentgelte entfallenden (von den Arbeitgebern) zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung zu erstatten.

Beiträge zur Sozialversicherung:

• Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur Bundesagentur für Arbeit
• Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung
• Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur sozialen Pflegeversicherung
• Arbeitgeberanteile  bei Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung (§172 Abs. 2 SGB VI)
• Beitragszuschüsse zur Krankenversicherung für freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung und Privatversicherte nach §257 SGB V
• Beitragszuschüsse zur Pflegeversicherung für freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung und Privatversicherte nach §61 SGB XI

Nach §9 Abs. 2 AAG kann die Satzung der Krankenkasse die Höhe der Erstattung nach §1 Abs. 1 AAG beschränken und verschiedene Erstattungssätze vorsehen.

Umlageverfahren bei Mutterschaft (U2)

Bei der Umlage U2 handelt es sich um ein Verfahren für Arbeitgeber, finanzielle Belastungen aus dem Mutterschutz auszugleichen. Dieses Umlageverfahren gilt für alle Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber zahlt einen aktuell geltenden Umlagesatz und bekommt 100 Prozent der geleisteten Aufwendungen wieder.
In das Umlageverfahren bei Mutterschaft (U2) waren bis Ende 2005 nur Firmen mit bis zu 30 Mitarbeitern einbezogen.
Nach einer Vorgabe des Bundesverfassungsgerichtes hat der Gesetzgeber die Begrenzung aufgehoben. Die Verfassungsrichter befürchteten, dass größere Unternehmen Frauen bei der Einstellung gegenüber Männern benachteiligen könnten.
Seit dem 1. Januar 2006 müssen nun alle Unternehmen unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter am U2-Verfahren teilnehmen.
Für Beschäftigte die in Mutterschutz gehen, zahlen die Krankenkassen ein einkommensunabhängiges Mutterschaftsgeld in Höhe von 13,00 € je Kalendertag. Die Arbeitgeber zahlen zunächst die anfallende Differenz bis zur Höhe des vorherigen durchschnittlichen Nettogehalts. Diese Leistung wird dann über das Umlageverfahren zu 100 Prozent erstattet. Bei einem Beschäftigungsverbot werden zusätzlich zum weitergezahlten Bruttoentgelt auch die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung erstattet.

Erstattung U2

Erstattet werden folgende Aufwendungen:

• der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
• das vom Arbeitgeber gezahlte Arbeitsentgelt bei Beschäftigungsverboten (Mutterschaftslohn)
• die auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberbeträge zur Sozialversicherung

Die Arbeitgeber müssen gesetzliche Schutzfristen berücksichtigen:

• 6 Wochen vor der Entbindung dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
• 8 Wochen nach der Entbindung dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
• 12 Wochen nach der Entbindung bei Früh- und Mehrlingsgeburten dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden

Bei einem Beschäftigungsverbot erhalten die Mitarbeiterinnen vom Arbeitgeber einen „Mutterschaftslohn“. Dieser wird aus der Höhe des Durchschnittsverdienstes der letzten drei Monate vor der Schwangerschaft errechnet.  Wenn in dieser Zeit Überstundenzuschläge oder andere Zulagen gezahlt wurden, müssen die in den Mutterschaftslohn einfließen. Auch wenn innerhalb dieser drei Monate eine Gehaltserhöhung zugesagt wurde, muss diese, wenn sie innerhalb der Schwangerschaft wirksam wird, ebenfalls in die Berechnung einfließen.

Die Urlaubstage dürfen durch ein Beschäftigungsverbot nicht entfallen.

Von der Krankenkasse erhält eine Mitarbeiterin ein sogenanntes „Mutterschaftsgeld“. Dieses beträgt 13,00 Euro pro Tag. Wenn eine Mitarbeiterin mehr verdient, wird das Mutterschaftsgeld vom Arbeitgeber bezuschusst. So wird die Differenz zum bisherigen Nettoverdienst ausgeglichen.

Berechnung U1 und U2

Bei der Berechnung der Umlage U1 und U2 sind laut §7 Abs. 2 Satz 2 AAG einmalig gezahlte Arbeitsentgelte nach §23a SGB IV nicht zu berücksichtigen.

Als Basis der Berechnung dient das Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung.

Die Umlagen U1 und U2 sind mit dem monatlichen Beitragsnachweis an die jeweiligen Krankenkassen zu melden und abzuführen.

Die Berechnung kann durch den Arbeitgeber mit einem Lohnprogramm erfolgen, oder durch einen Dienstleistungsunternehmen für Lohnabrechnung wie der lohnexperte AG.

Fälligkeit des Erstattungsanspruchs

Die Erstattung von Aufwendungen wird dem Arbeitgeber nach §2 Abs. 1 Satz 1 AAG von der Krankenkasse gewährt, bei der die jeweiligen Arbeitnehmer versichert sind.

Wenn ein Arbeitgeber es in der Vergangenheit versäumt hat, sich die geleistete Lohnfortzahlung erstatten zu lassen – ist es noch nicht zu spät. Denn der Erstattungsanspruch verjährt erst nach 4 Jahren.

Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist.

Wie beantrage ich die Erstattung der Entgeltfortzahlung?

Seit 2011 werden die Erstattungsanträge für die Entgeltfortzahlung von den Arbeitgebern auf elektronischem Wege übermittelt.

Die Daten werden über einen verschlüsselten und gesicherten Weg an die entsprechende Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters gesendet.

Zu den Pflichtangaben gehören:

• Name des Arbeitnehmers
• Anschrift des Arbeitnehmers
• Rentenversicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Angaben zum Beschäftigungsverhältnis

Weitere wichtige Angaben:

• Angabe des Erstattungszeitraums
• Arbeitszeit
• Fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt
• Angaben zum Arbeitgeber inklusive Betriebsnummer und Adressdaten

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