Lohnexperte Blog

Die gesetzlich vorgeschriebene Urlaubsbescheinigung spielt eine zentrale Rolle beim Mitarbeiteraustritt und schützt neue Arbeitgeber vor Problemen mit Urlaubsansprüchen. Ein strukturierter Austrittsprozess – idealerweise mit Musterformular oder digitaler Lösung – stellt sicher, dass das Dokument zuverlässig erstellt und übergeben wird.

Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen führen in Unternehmen häufig zu Nachzahlungen, oft verursacht durch Formfehler oder unvollständige Dokumentationen. Typische Beanstandungen entstehen dort, wo gesetzliche Vorgaben im Alltag nicht konsequent umgesetzt werden. Eine strukturierte und vollständige Dokumentation reduziert Prüfungsrisiken deutlich.

Ab dem 9. Oktober 2025 wird die „Verification of Payee“ (VoP) verpflichtend: Bei jeder SEPA-Zahlung wird automatisch geprüft, ob Empfängername und IBAN übereinstimmen. Ziel ist ein besserer Schutz vor Fehlüberweisungen, doch für Unternehmen bedeutet das neue Anforderungen an Datenqualität und Prozesssicherheit – insbesondere in der Lohnabrechnung. Wer seine Systeme frühzeitig anpasst, minimiert Risiken und steigert zugleich Datensicherheit und Prozesseffizienz.

Das Steueränderungsgesetz 2025 bringt ab 2026 wichtige Änderungen für Arbeitgeber: höhere Entfernungspauschale, angehobene Freibeträge für Ehrenamt und Übungsleiter, dauerhafte 7 % Umsatzsteuer auf Speisen, neue Spielräume für Gemeinnützigkeit und die unbefristete Mobilitätsprämie. Unternehmen sollten Systeme, Verträge und Kommunikation rechtzeitig anpassen. Auch bei ausgelagerter Lohnabrechnung bleibt die Verantwortung im eigenen Haus – nur sorgfältige Vorbereitung verhindert teure Nachzahlungen.

Ab dem 1. Januar 2026 erfolgt der Austausch von Daten zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung ausschließlich digital zwischen dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und dem Lohnabrechnungssystem. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Payroll-Systeme automatisch übermittelte Daten korrekt verarbeiten, da manuelle Nachmeldungen nicht mehr zulässig sind. Fehler im Datenaustausch können steuerliche Nachteile für Mitarbeitende zur Folge haben, da ihre Versicherungsbeiträge sonst nicht richtig berücksichtigt werden.

Ab Juli 2025 gilt eine neue 7-Tage-Meldepflicht für sozialpflegeversicherungspflichtige Beschäftigungen. Arbeitgeber müssen Beginn und Ende digital und fristgerecht melden. Auch bei ausgelagerter Lohnabrechnung bleibt das Unternehmen in der Pflicht, vollständige Daten zeitnah bereitzustellen.

Dienstwagen mit Elektro- oder Hybridantrieb bringen steuerliche Vorteile – aber auch komplexe Regeln. Entscheidend sind Antriebsart, Anschaffungsdatum und Bruttolistenpreis. Eine korrekte Erfassung in der Lohnabrechnung schützt vor Fehlern bei der Steuerberechnung und finanziellen Nachteilen.

Der Mai lockt mit Feiertagen. Doch was gilt, wenn Mitarbeitende an diesen Tagen krank werden? Besonders in Branchen wie Pflege oder Gastronomie sind Feiertage oft reguläre Arbeitstage. Wichtig zu wissen: SFN-Zuschläge müssen bei der Lohnfortzahlung berücksichtigt werden, allerdings nicht steuerfrei. Maßgeblich ist ein 3-Monatsdurchschnitt. Welche Regeln genau gelten, lesen Sie im vollständigen Beitrag.

Gefälschte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die online erhältlich sind, stellen Unternehmen vor große Herausforderungen und können für Arbeitnehmer rechtliche Folgen haben. Daher ist es für Unternehmen wichtig, wachsam zu sein und geeignete Maßnahmen zur Prävention und Kontrolle zu ergreifen. Klare Richtlinien und sorgfältige Prüfungen helfen, Missbrauch zu verhindern und rechtliche sowie finanzielle Risiken zu minimieren.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Teilzeitkräfte bei Überstundenzuschlägen nicht benachteiligt werden dürfen. Arbeitgeber sind daher angehalten ihre Vergütungssysteme anzupassen, damit Zuschläge für Teilzeit- und Vollzeitkräfte gleich behandelt werden. Zur Vermeidung rechtlicher Risiken sollten sie Arbeitszeitmodelle prüfen, HR-Abteilungen schulen und die neuen Regelungen klar kommunizieren.

Einmalzahlungen wie Boni oder Gewinnbeteiligungen können unter die Märzklausel fallen, wenn sie zwischen Januar und März erfolgen, wodurch sie rückwirkend dem Vorjahr zugeordnet werden. Dies kann für Arbeitgeber erhebliche Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge haben und sollte daher frühzeitig beachtet werden.

Die gesetzliche Entgeltfortzahlungsversicherung entlastet Unternehmen bei den Kosten für krankheitsbedingte Ausfälle (U1) und Mutterschutz (U2). Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der finanziellen Absicherung. Personalverantwortliche sollten die unterschiedlichen Regelungen zur Teilnahme, Fristen und datenschutzkonforme Abwicklung im Blick behalten.