LAG Niedersachsen

Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen hat unlängst entschieden, dass Lohnabrechnungen zwar in Textform gemäß Gewerbeordnung übermittelt werden können, die Bereitstellung über ein digitales Mitarbeiterpostfach jedoch nur mit der Zustimmung der Mitarbeiter zulässig ist. Ohne diese Zustimmung haben Mitarbeiter Anspruch auf Lohnabrechnungen in Papierform. Dieses Urteil ergibt sich aus dem Fall einer Verkäuferin, die gegen ihren Arbeitgeber geklagt hatte.

Der Fall im Detail

Der Arbeitgeber, eine Supermarktkette, hatte mit dem Konzernbetriebsrat eine Vereinbarung über die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs getroffen. Über dieses sollten alle Personaldokumente inklusive der Gehaltsabrechnungen digital bereitgestellt werden.

Im Ergebnis erhielt die Verkäuferin ebenso wie die anderen Mitarbeiter ihre letzte Lohnabrechnung auf Papier im Februar 2022. Ab dem Folgemonat erfolgte die beschlossene digitale Umstellung. Die Dame widersprach per E-Mail der digitalen Bereitstellung und forderte, die Lohnabrechnungen weiterhin postalisch zu erhalten. Ihr Anwalt wiederholte diesen Widerspruch schriftlich. Da man sich nicht einigen konnte, landete der Fall schließlich vor Gericht.

Die Argumente

Die Klägerin argumentierte, dass die digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen nicht als „Erteilung“ im Sinne des Gesetzes gelte und ihr Widerspruch gegen die digitale Bereitstellung durch die Konzernbetriebsvereinbarung nicht ersetzt werden könne.

Das Unternehmen beantragte die Abweisung der Klage und berief sich auf die Konzernbetriebsvereinbarung als ausreichende Grundlage für die digitale Bereitstellung. Zudem verwies das Unternehmen darauf, dass in der Filiale ein PC zur Verfügung stehe, an dem die Abrechnungen während der Arbeitszeit abgerufen werden könnten.

Die Entscheidung der Gerichte

Das zuständige Arbeitsgericht wies die Klage zunächst ab und entschied zugunsten des Unternehmens. Es sah das digitale Mitarbeiterpostfach als ausreichend für die Erfüllung der Anforderungen an die Textform gemäß des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) an. Mit den Zugangsdaten habe die Klägerin ihre Abrechnungen abrufen können.

Die Klägerin ging in Berufung und das LAG Niedersachsen gab ihr Recht. Das Gericht entschied, dass die Mitarbeiterin Anspruch auf Lohnabrechnungen in Papierform habe, da ein digitales Mitarbeiterpostfach nur dann eine geeignete Empfangsvorrichtung sei, wenn der Empfänger es ausdrücklich für den Empfang bestimmt habe. Ohne diese Bestimmung müsse der Arbeitnehmer nicht damit rechnen, Gehaltsabrechnungen allein digital zu erhalten.

Weitere rechtliche Erwägungen

Das LAG Niedersachsen stellte zudem klar, dass die Zustimmung der Mitarbeiter nicht durch eine Konzernbetriebsvereinbarung ersetzt werden könne. Es bestehe kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats hinsichtlich der Form der Lohnabrechnung. Betriebsvereinbarungen könnten zwar abgeschlossen werden, müssten aber die Grenzen ihrer Regelungsmacht einhalten. Da die Erteilung einer Lohnabrechnung ausschließlich individuelle Wirkung habe, sei ein kollektiver Tatbestand nicht erkennbar.

Relevanz und Ausblick

Das LAG Niedersachsen hat die Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen. Das Urteil könnte weitreichende Folgen haben, insbesondere hinsichtlich der Frage, ob Betriebsvereinbarungen die individuelle Zustimmung der Mitarbeiter ersetzen können.

In einem ähnlichen Fall hatte das LAG Hamm bereits 2021 entschieden, dass ein gesetzeskonformer Zugang der Lohnabrechnung bei Self-Service-Portalen nur dann angenommen werden könne, wenn ein Arbeitnehmer zuvor ausdrücklich oder konkludent zugestimmt habe.

Fazit

Dieses Urteil verpflichtet Arbeitgeber, im Zuge der Einführung digitaler Lohnabrechnungen, zuvor die Zustimmung aller betroffenen Mitarbeiter einzuholen. Eine Betriebsvereinbarung allein reicht nicht aus und ersetzt nicht die individuelle Zustimmung der Beschäftigten.

Im Ergebnis steht mit dieser Rechtsprechung ein zusätzlicher administrativer Aufwand für Unternehmen im Raum. Mit Blick auf die betriebliche Praxis bleibt jedoch die endgültige Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts abzuwarten.

Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 16.01.2024, 9 Sa 575/23 Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21

Das Wichtigste in Kürze

Die Gehaltsabrechnungen einer Verkäuferin wurden ohne ihr vorheriges Einverständnis nur noch digital bereitgestellt. Grundlage dafür war eine entsprechende Konzernbetriebsvereinbarung. Die Verkäuferin widersprach der digitalen Bereitstellung und forderte schriftliche Abrechnungen.

Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen gab der Klage nun statt und ließ die Revision zum Bundesarbeitsgericht zu. Die Richter argumentierten, der Arbeitgeber dürfe die Verkäuferin nicht zwingen, die digitalen Lohnabrechnungen zu akzeptieren. Auch eine Betriebsvereinbarung böte keine rechtliche Grundlage für das Vorgehen des Arbeitgebers. Die bloße Bereitstellung digitaler Abrechnungen erfülle nicht die gesetzlichen Anforderungen an die „Erteilung“ von Lohnabrechnungen gemäß Gewerbeordnung.

Vielmehr müssten betroffene Arbeitnehmer ihre Zustimmung zur digitalen Übermittlung der Lohnabrechnungen geben (Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 16.01.2024, 9 Sa 575/23 Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21).

Hintergrund

Im letzten Jahr wurden die Beiträge zur Pflegeversicherung neu geregelt. Arbeitnehmer mit berücksichtigungsfähigen Kindern erhalten nun gestaffelte Abschläge auf ihren Beitragsanteil. Diese Änderungen bedeuten einen erheblichen Mehraufwand bei der Beitragsberechnung und erfordern ein einheitliches digitales Nachweisverfahren für die erfassten Kinder. Das Wachstumschancengesetz schafft die rechtlichen Grundlagen für dieses Verfahren.

Erstattung und Verzinsung überzahlter Beiträge 

Das Gesetz regelt auch die Rückerstattung und Verzinsung von zu viel entrichteten Beiträgen zur Pflegeversicherung. Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitnehmer zu hohe Beiträge zahlen, weil nicht alle berücksichtigungsfähigen Kinder berücksichtigt wurden.

GKV-Rundschreiben klärt auf

Ein neues Rundschreiben des GKV-Spitzenverbandes erläutert wichtige Details zur praktischen Umsetzung der Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter Beiträge. Folgende Punkte wurden geklärt:

Übergangszeitraum

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz von 2023 hat die Beitragsberechnung durch die Staffelung der Beiträge nach Kinderanzahl verkompliziert. Ab dem 1. Juli 2025 soll deshalb ein neues digitales Nachweisverfahren eingeführt werden, das Arbeitgeber und Krankenkassen entlastet. Bis dahin gilt ein Übergangszeitraum, in dem alle berücksichtigungsfähigen Kinder der Beschäftigten in deren Beitragsberechnung eingearbeitet werden sollen.

Verzinsung von Beitragserstattungen

Arbeitgeber können mit der Erstattung zu viel gezahlter Beiträge auf das neue digitale Nachweisverfahren ab dem 1. Juli 2025 warten. In diesem Fall müssen sie die Erstattungen verzinsen. Werden Erstattungsansprüche der Beschäftigten im Übergangszeitraum bis zum 30. Juni 2025 erfüllt, sind in der Regel keine Zinsen zu zahlen.

Wenn Zinsen fällig werden, müssen zu viel gezahlte Beiträge ab dem Kalendermonat nach der Zahlung bis zum Kalendermonat vor der Erstattung mit 4 % pro Jahr verzinst werden. Die Verzinsung erfolgt automatisch und muss nicht extra beantragt werden.

Das digitale Nachweisverfahren

Ab dem 1. Juli 2025 wird ein einheitliches und digitales Nachweisverfahren eingeführt, das bereits vorhandene Daten, z.B. aus dem Bereich der Finanzämter, nutzt. Dieses Verfahren soll sicherstellen, dass Arbeitgeber und Krankenkassen informiert werden, wenn sich bei Beschäftigten Änderungen in der Elterneigenschaft oder der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder ergeben. Der genaue Ablauf des Verfahrens und des dazugehörigen Meldewesens wird derzeit erarbeitet.

Das Wichtigste in Kürze

Das neue Wachstumschancengesetz regelt Erstattung und Verzinsung von überzahlten Beiträgen zur Pflegeversicherung. Ein digitales Nachweisverfahren wird eingeführt, um alle berücksichtigungsfähigen Kinder zu erfassen. Erstattungen müssen nur verzinst werden, wenn sie nach dem 30.6.2025 erfolgen. Näheres erläutert ein aktuelles GKV-Rundschreiben.