Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Gibt es (persönliche) Ansprechpartner? Support telefonisch, E-Mail, Kundenportal?
Ja, es gibt persönliche Ansprechpartner und Sie können uns sowohl telefonisch, per E-Mail als auch über das gewählte Kundenportal erreichen.
Welche Kommunikationswege haben Sie?
Wir kommunizieren flexibel: Über unser Extranet, über Kundenportal, per E-Mail und auf Wunsch auch telefonisch. Sie haben also mehrere Wege, uns zu erreichen.
Wie ist es mit rechtlicher Sicherheit SV, Steuer, Mindestlohn etc.?
Sie können sich darauf verlassen, dass wir als Dienstleister für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung nach §6 Nr.4 StBerG alle gesetzlichen Vorgaben einhalten und Sie somit rechtlich auf der sicheren Seite sind. Alle gesetzlichen Änderungen werden kontinuierlich eingepflegt.
Wie sind die Mindestlaufzeiten, gibt es Kündigungsfristen?
Regulär gibt es bei der Lohnexperte AG keine Mindestvertragslaufzeiten. Je nach Firmengröße und Wunsch können die Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen flexibel gestaltet werden, aber wir informieren Sie im Vertrag genau über die Details.
Wer hat Zugriff auf sensible Personal- und Lohndaten?
Nur befugte Personen haben Zugriff. Alle Daten werden durch technisch-organisatorische Maßnahmen vor unbefugten Zugriff geschützt.
Alle Mitarbeitenden und sonstige Beauftragte wurden der Verschwiegenheit verpflichtet und werden kontinuierlich zu Datenschutz-Themen geschult. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und weitere Details finden Sie unter dem Punkt Datenschutz.
Wie werden Daten geschützt, gespeichert?
Ihre Daten werden nach den höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und DSGVO-konform in ausschließlich deutschen Rechenzentren gespeichert. Nur befugte Personen haben Zugriff.
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und weitere Details finden Sie unter dem Punkt Datenschutz.
Gibt es fremdsprachigen Support?
Nein, wir können aktuell keinen vollumfänglichen Support in anderen Sprachen anbieten. In Einzelfällen sind nach Absprache diverse Kommunikationen, so beispielsweise in Englisch, umsetzbar.
Wer übernimmt die Kommunikation mit Finanzämtern und Krankenkassen etc.?
Wir übernehmen das gesamte digitale Meldewesen mit den Behörden, also mit Finanzämtern, Krankenkassen und anderen relevanten Stellen. Sie erhalten die Protokolle als Nachweis der jeweiligen Meldung.
Ist die Erstellung von Lohnsteuer und Sozialversicherung inkludiert? Was ist mit sonstigen Bescheinigungen?
Die maschinelle Erstellung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsanmeldungen ist mit enthalten. Auch sonstige Bescheinigungen stellen wir aus, wenn sie gebraucht werden – ob kostenfrei oder kostenpflichtig richtet sich nach dem vereinbarten Tarif.
Wie ist es mit Kosten und Ablauf für LSt- und RV-Prüfungen?
Die Kosten für solche Prüfungen sind in der Regel vom Arbeitgeber zu tragen, aber wir unterstützen Sie natürlich bei der Vorbereitung und Abwicklung und Sie bekommen alle notwendigen Datenträger zur Verfügung gestellt.
Können auch Sonderabrechnungen wie Boni, Prämien, Zuschläge, Mutterschutz, Krankengeld o.ä. abgebildet werden?
Absolut! wir können alle Arten von Sonderabrechnungen integrieren – von Bonuszahlungen bis hin zu Mutterschutz oder Krankengeld.
Was passiert bei Abrechnungsfehlern? Wer haftet für Schäden oder spätere Nachforderungen?
Im Fall von Abrechnungsfehlern übernehmen wir als Dienstleister für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung nach §6 Nr.4 StBerG natürlich die Verantwortung und klären das direkt mit den zuständigen Stellen. Sie sind also rechtlich abgesichert.
Ist die Projekteinrichtung / Stammdatenübernahme mit Kosten verbunden?
Die Einrichtung des Projekts und die Übernahme der Stammdaten sind in der Regel kostenfrei. Eventuelle zusätzliche Kosten teilen wir Ihnen natürlich vorab transparent mit.
Welche Zusatzmodule gibt es?
Wir bieten verschiedene Zusatzmodule an, etwa ADDISON OneClick, eMitarbeiter, edtime, edcloud, SEPA an Bank etc. Gern beraten wir Sie dazu konkret.
Muss ich bestimmte Formulare verwenden?
Wir haben bestimmte Standardformulare, die Ihnen den Prozess erleichtern. Diese stellen wir Ihnen natürlich zur Verfügung.
Was passiert, wenn ich Unterlagen verspätet einreiche?
Wenn Unterlagen verspätet kommen, kann es sein, dass sich die Abrechnung entsprechend verzögert. Werden dadurch gesetzliche Stichtage nicht mehr eingehalten, kann es zu Säumnisgebühren kommen. Wir tun aber unser Bestes, um trotzdem so schnell wie möglich alles abzuwickeln.
Welche Fristen muss ich einhalten, um eine pünktliche Abrechnung sicherzustellen?
Damit alles reibungslos klappt, bitten wir Sie, alle relevanten Daten bis spätestens zwei Arbeitstage 12:00 Uhr mittags vor dem Abrechnungstermin zu liefern.
Können Mitarbeiter digitale Lohnscheine erhalten?
Ihre Mitarbeiter können ihre Lohnscheine auch ganz bequem digital abrufen. Gerne beraten wir Sie über mögliche Zugangswege wie beispielsweise ADDISON OneClick oder eMitarbeiter sowie weitere Portale (z.B. Anbindung per API und Übertragung der Gehaltsscheine an einen Employee Self-Service (ESS)).
Wie erfolgt die Datenübermittlung?
Die Datenübermittlung kann über verschiedene Wege, beispielsweise digital oder per E-Mail, gesichert erfolgen. Wir sorgen dafür, dass alles sicher und datenschutzkonform läuft. Gängige Formate sind DLS-Dateien, CSV-Daten, Datenträger, ZIP-Ordner mit PDF-Dateien oder Datenübertragung per API-Webservice.
Gibt es eine Checkliste oder ein Dokument mit allen erforderlichen Punkten?
Ja, wir stellen Ihnen eine vollständige Checkliste zur Verfügung, damit Sie genau wissen, welche Unterlagen wir brauchen.
Welche Informationen und Unterlagen benötigen Sie von mir zu Beginn?
Zu Beginn brauchen wir eine Liste aller Mitarbeiter, deren Personaldaten, die bisherigen Abrechnungsdaten und etwaige besondere Vereinbarungen. Eine genaue Checkliste geben wir Ihnen natürlich an die Hand.
Wer ist mein fester Ansprechpartner während des Onboardings?
Sie bekommen einen festen Ansprechpartner zugewiesen, der Sie durch den gesamten Onboarding-Prozess begleitet und für alle Fragen da ist.
Wie lange dauert das Onboarding typischerweise?
Das Onboarding ist normalerweise in zwei bis drei Wochen abgeschlossen, sobald wir alle Infos haben.
Was kostet die Abrechnung Minijob / Haushaltshilfe?
Die Kosten für die Abrechnung eines Minijobs oder einer Haushaltshilfe sind bei uns transparent und richten sich nach der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter. Genaue Preise können wir gern im Detail in unseren Tarifen benennen.
Wie lange dauert die Übernahme (Vorlauf Datenübernahme)?
Die Datenübernahme ist normalerweise in wenigen Tagen oder bei größeren Unternehmen in zwei bis drei Wochen abgeschlossen, sobald wir alle Infos haben.
Wie werden uns die Abrechnungen zur Verfügung gestellt?
Die Abrechnungen stellen wir Ihnen je nach Tarif digital oder postalisch zur Verfügung. Auf Wunsch können sie auch in einem Online-Kundenportal übersichtlich abgelegt werden.
Welche Schnittstellen bieten Sie an?
Wir bieten verschiedene Schnittstellen an, zum Beispiel zu gängigen HR-Systemen (Personio, Rexx, Planday, HRworks etc.) oder Buchhaltungssoftware (Datev, Microsoft usw.), sodass der Datenaustausch möglichst reibungslos läuft.
Je nach eingesetzter Software sind Abfragen der Stammdaten, Bewegungsdaten sowie die Übertragung der Entgeltnachweise Mitarbeiterboxen (Employee Self-Service (ESS)) über API-Schnittstellen möglich.
Welche Unterlagen werden für die Übernahme benötigt?
Für die Übernahme brauchen wir in der Regel die Stammdaten des Arbeitgebers und der Mitarbeiter, bisherige Abrechnungsunterlagen mit Vortragswerten und alle relevanten Lohn- und Steuerdaten. Eine genaue Checkliste stellen wir natürlich zur Verfügung.