E-Auto oder Hybrid – was gilt in der Lohnabrechnung?

Sachbezug Pkw

Der Dienstwagen gehört für viele Arbeitnehmer zu den attraktivsten Zusatzleistungen. Doch bereits mit der Auswahl des Fahrzeugs beginnt die steuerliche Komplexität, denn die Art des Antriebs bestimmt maßgeblich die Höhe des geldwerten Vorteils im Rahmen der Gehaltsabrechnung. Eine saubere und korrekte Erfassung im Lohnsystem ist unerlässlich, um Nachzahlungen oder Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Was gilt bei Elektroautos und Hybriden?

Seit dem 1. Januar 2024 liegt die Bruttolistenpreis-Grenze für die besonders günstige 0,25 %-Regelung bei 70.000 Euro – allerdings nur für reine Elektrofahrzeuge, die ab diesem Datum angeschafft wurden. Wird diese Grenze überschritten, greift eine Besteuerung mit 0,5 %. Für reine E-Autos, die bereits vor dem 1. Januar 2024 angeschafft wurden, gilt weiterhin die alte Preisgrenze von 60.000 Euro. Beide Vergünstigungen gelten nur für Fahrzeuge, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 angeschafft wurden.

Für Plug-in-Hybride gelten differenzierte Regelungen: Fahrzeuge, die bis Ende 2024 angeschafft wurden, profitieren von der 0,5 %-Regelung, wenn sie mindestens 60 Kilometer elektrische Reichweite aufweisen oder weniger als 50 Gramm CO₂ pro Kilometer ausstoßen. Ab dem 1. Januar 2025 erhöht sich die erforderliche Mindestreichweite auf 80 Kilometer. Viele heutige Modelle erfüllen diesen Wert nicht – sie werden künftig wie Verbrenner mit 1 % versteuert.

Wohnung – Arbeit: Auch hier zählt der Antrieb

Neben der privaten Nutzung ist auch die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte lohnsteuerlich relevant. Die zu versteuernden Beträge richten sich nach dem gewählten Versteuerungsmodell: 0,25 %, 0,5 % oder 1 %. Entscheidend ist die einfache Entfernung, die mit 0,03 % des Listenpreises multipliziert zusätzlich versteuert wird – und zwar jeden Monat. Arbeitgeber können alternativ eine pauschale Besteuerung mit 15 % wählen, was sich bei längerer Pendelstrecke oder geringem Einkommen des Arbeitnehmers lohnen kann.

Was heißt das für die Lohnabrechnung?

Die korrekte Abbildung aller Fahrzeug- und Nutzungsparameter im Lohnabrechnungsprogramm ist entscheidend. Dazu zählen: Bruttolistenpreis, Antriebsart, elektrische Reichweite, CO₂-Werte, Fahrverhalten und Entfernung zur Arbeitsstätte. Fehlerhafte Angaben führen schnell zu falschen Abzügen – und im Prüfungsfall zu Nachforderungen. Besonders bei Plug-in-Hybriden sollten die technischen Daten vorab genau geprüft werden, um den richtigen Besteuerungssatz anwenden zu können.

Das Wichtigste in Kürze

Seit 2024 gilt für neue E-Autos eine höhere Preisgrenze von 70.000 Euro für die 0,25 %-Regelung. Für Plug-in-Hybride verschärfen sich die Anforderungen ab 2025 deutlich. Eine präzise Lohnabrechnung und saubere Dokumentation sind daher wichtiger denn je.

Phantomlohn

Der Begriff klingt harmlos und ein wenig nach Science-Fiction, kann aber für Unternehmen sehr reale Folgen haben kann: Phantomlohn. Dabei handelt es sich nicht etwa um einen theoretischen Rechenfehler, sondern um ein ganz praktisches Risiko, das besonders kleine und mittlere Unternehmen teuer zu stehen kommen kann. Der Knackpunkt: Arbeitgeber müssen Sozialversicherungsbeiträge für Lohnbestandteile abführen, die gar nicht ausgezahlt wurden. Meistens geschieht das unbewusst – und fällt erst bei einer Betriebsprüfung unangenehm auf.

Was ist Phantomlohn eigentlich genau?

Phantomlohn beschreibt Gehaltsbestandteile, die bei der Sozialversicherung berücksichtigt werden, obwohl sie dem Arbeitnehmer gar nicht oder nicht in voller Höhe ausgezahlt wurden. In der Folge verlangt die Sozialversicherung Abgaben auf ein Einkommen, das auf dem Gehaltszettel nicht auftaucht. Dabei spielt es keine Rolle, was im Arbeitsvertrag steht – entscheidend ist allein, was tatsächlich geleistet wurde.

Beispiel:

Eine Beschäftigte arbeitet regelmäßig 45 Stunden pro Woche, vergütet werden hingegen die vertraglich vereinbarten 40 Stunden. Somit entsteht ein Phantomlohn in Höhe der fünf unbezahlten Wochenstunden. Diese müssen voll in der Sozialversicherung berücksichtigt werden.

Wo entsteht Phantomlohn in der Praxis?

Gerade in kleineren Betrieben ohne spezialisierte Personalabteilung kommt es öfter zu Fehlern, die Phantomlohn nach sich ziehen. Ein häufiger Auslöser sind unbezahlte Überstunden, die im betrieblichen Alltag zur Gewohnheit geworden sind und als Teil der regelmäßigen Arbeitszeit betrachtet werden. Auch Nacht-, Feiertags- oder Sonntagszuschläge werden gerne übersehen oder nicht korrekt berechnet – mit der Folge, dass der tatsächliche Wert der Arbeitsleistung unterschätzt wird.

Ein weiteres Risiko entsteht durch geldwerte Vorteile wie Tankgutscheine, Jobtickets oder andere Sachzuwendungen. Werden diese nicht vollständig in der Lohnabrechnung erfasst, liegt auch hier Phantomlohn vor. Besonders heikel sind mündliche Nebenabsprachen, die von der schriftlichen Regelung im Arbeitsvertrag abweichen. Die Sozialversicherung prüft nämlich nicht, was vereinbart wurde, sondern was sich im Arbeitsalltag etabliert hat – und das kann für Arbeitgeber unangenehm werden.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Phantomlohn wird häufig erst im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung entdeckt. Dabei wird geprüft, ob auf alle relevanten Lohnbestandteile Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden. Werden Phantomlöhn identifiziert, können Beitragsnachforderungen für bis zu vier Jahre rückwirkend erfolgen – und zwar sowohl für den Arbeitgeber- als auch für den Arbeitnehmeranteil. Doch während der Arbeitgeber seinen Anteil begleichen muss, darf er den Anteil des Arbeitnehmers rückwirkend nicht mehr einbehalten. Die Kosten trägt also allein das Unternehmen. Bei grober Fahrlässigkeit können zusätzlich noch Strafzuschläge verhängt werden. Erfahren die betroffenen Mitarbeiter schließlich von der falschen Abrechnung ihrer Arbeitszeiten, steht auch das Vertrauen in die Geschäftsführung auf dem Spiel.

Wie lässt sich Phantomlohn vermeiden?

Mit einer professionellen Lohnabrechnung lässt sich Phantomlohn in der Regel vollständig vermeiden. Die wichtigste Voraussetzung ist ein sauberes Arbeitszeitmodell, das alle geleisteten Stunden transparent erfasst und korrekt vergütet. Auch sämtliche Zuschläge – etwa für Nachtarbeit oder Feiertage – müssen zuverlässig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Es genügt nicht, wenn solche Zahlungen „auf Zuruf“ erfolgen oder individuell ausgehandelt werden.
Alle Arbeitsbedingungen, auch die „nebenbei besprochenen“ solche, sollten schriftlich fixiert und regelmäßig überprüft werden. Gerade bei Teilzeitmodellen oder Minijobs besteht ein erhöhtes Risiko, dass tatsächliche Arbeitszeiten nicht mit dem vertraglich Vereinbarten übereinstimmen. Unternehmen sollten hier keine Grauzonen dulden.

Transparente Kommunikation mit den Beschäftigten, regelmäßige interne Kontrollen und – noch besser – eine Auslagerung an spezialisierte Lohndienstleister bieten zusätzlichen Schutz. Wer seine Abrechnung in professionelle Hände gibt, senkt nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern reduziert auch das Risiko teurer Nachzahlungen.

Reale Risiken

Phantomlohn ist kein Randphänomen, sondern eine reale Gefahr für Unternehmen – vor allem dann, wenn Lohnabrechnungen ohne ausreichende Fachkenntnis erstellt werden. Wer rechtzeitig gegensteuert, klare Regeln schafft und sich gegebenenfalls externe Unterstützung holt, kann finanzielle Schäden und rechtliche Probleme zuverlässig vermeiden.

Das Wichtigste in Kürze

Phantomlohn bezeichnet Lohnbestandteile, die nicht ausgezahlt, aber dennoch sozialversicherungspflichtig sind. Er entsteht häufig durch unbezahlte Überstunden oder fehlende Zuschläge und kann für Arbeitgeber teuer werden.