Krank an Feiertagen

Wie Zuschläge in der Lohnfortzahlung korrekt berücksichtigt werden

Der Mai ist nicht nur ein beliebter Frühlingsmonat, er bringt auch einige Feiertage mit sich. In vielen Branchen wie der Pflege oder in der Gastronomie zählen diese Tage ganz normal zur Arbeitszeit. Wenn ein Mitarbeiter an einem Feiertag krank wird, an dem er eigentlich gearbeitet hätte, müssen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge) bei der Lohnfortzahlung berücksichtigt werden. Welche Regeln gelten hier genau?

Grundlagen

SFN-Zuschläge sind grundsätzlich steuer- und beitragsfrei, sofern die zugrunde liegende Arbeit tatsächlich geleistet wurde. Wird die Arbeitsleistung jedoch krankheitsbedingt nicht erbracht, entfällt diese Steuerfreiheit. Eine automatische, steuerfreie Weiterzahlung von Zuschlägen bei Krankheit ist daher nicht zulässig.

Für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist laut Entgeltfortzahlungsgesetz der sogenannte 3-Monatsdurchschnitt maßgeblich. Konkret werden die Zuschläge aus den drei letzten abgerechneten Entgeltperioden vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit als Durchschnitt berechnet und in der Lohnfortzahlung berücksichtigt – allerdings steuer- und beitragspflichtig.

Praxisbeispiel

Eine Pflegekraft arbeitet regelmäßig im Schichtdienst und erhält dabei Feiertagszuschläge. Am 1. Mai (gesetzlicher Feiertag) fällt sie krankheitsbedingt aus. In den drei vorherigen Monaten – Februar bis April – hat sie insgesamt 180 Euro an steuerfreien Feiertagszuschlägen erhalten. Der monatliche Durchschnitt liegt also bei 60 Euro. Genau dieser Betrag wird in der Lohnfortzahlung für Mai berücksichtigt – aber diesmal nicht steuerfrei, sondern als ganz normaler lohnsteuer- und beitragspflichtiger Bestandteil des Arbeitsentgelts.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz

Rechtlich ist die Sache klar geregelt: § 4 des Entgeltfortzahlungsgesetzes verlangt in Verbindung mit der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, dass sich das fortzuzahlende Arbeitsentgelt am „regelmäßigen Verdienst“ der letzten drei abgerechneten Entgeltperioden orientieren muss. Neben dem Grundlohn zählen auch regelmäßig gezahlte Zuschläge dazu – aber nur als Durchschnittsbetrag. Ein pauschaler Zuschlag für den aktuellen Feiertag ist daher nicht erlaubt.

Dabei gilt: In die Durchschnittsberechnung fließen alle regelmäßig gezahlten Zuschläge ein – also auch Nacht- und Sonntagszuschläge –, sofern sie in den letzten drei Abrechnungszeiträumen tatsächlich angefallen sind.

Für Unternehmen bedeutet das: Es reicht nicht, wenn das Lohnabrechnungssystem automatisch Zuschläge weiterführt. Es muss klar nachvollziehbar sein, ob ein Anspruch im Krankheitsfall besteht, in welcher Höhe dieser Zuschlag im Durchschnitt anfiel und wie dieser korrekt in die Lohnfortzahlung eingeht. Besonders in Betrieben mit Schichtsystemen oder unregelmäßiger Feiertagsarbeit ist das eine Aufgabe, die auch bei externer Abrechnung nicht ganz delegiert werden kann.

Zusammenarbeit mit dem Payroll-Dienstleister

• Gerade in Monaten mit vielen Feiertagen – wie dem Mai oder Juni – steigt das Risiko für Abrechnungsfehler. Zwar bieten viele Payroll-Systeme automatische Durchschnittsberechnungen an, doch bei wechselnden Einsatzzeiten oder unregelmäßiger Feiertagsarbeit ist die manuelle Kontrolle weiterhin unerlässlich.
• Personalverantwortliche sollten daher gemeinsam mit dem Payroll-Dienstleister frühzeitig prüfen, welche Feiertage mit Krankheitszeiten kollidieren könnten, ob in den drei Vormonaten entsprechende Zuschläge gezahlt wurden und ob die Durchschnittswerte korrekt ermittelt wurden. Nur wenn diese Daten lückenlos und sauber aufbereitet sind, kann die Abrechnung rechtskonform erfolgen – und unnötige Rückfragen oder teure Nachforderungen bleiben aus.
  
  

Das Wichtigste in Kürze

Zuschläge bei Krankheit dürfen nicht steuerfrei weitergezahlt werden. Stattdessen muss ein Durchschnitt der letzten drei abgerechneten Monate gebildet und steuer- sowie beitragspflichtig abgerechnet werden. Arbeitgeber bleiben trotz ausgelagerter Payroll verantwortlich für die korrekten Grundlagen – insbesondere bei Feiertagsarbeit, Schichtmodellen und Krankheitszeiten.

Jobrad & E-Bike richtig in der Lohnabrechnung abbilden

Das Dienstrad ist längst mehr als ein Imageprojekt für Großkonzerne. Auch kleine und mittlere Unternehmen bieten ihren Beschäftigten zunehmend die Möglichkeit, über Leasingmodelle ein Fahrrad oder E-Bike kostengünstig zu nutzen. Was viele dabei nicht wissen: Je nach Ausgestaltung wirkt sich das Modell ganz unterschiedlich auf Steuern und Sozialabgaben aus. Entscheidend ist, ob das Rad als freiwillige Zusatzleistung oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung überlassen wird. Und genau hier lauern die Fallstricke in der Lohnabrechnung.

Zwei Modelle, zwei steuerliche Folgen

Überlässt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Fahrrad oder E-Bike zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil – der jedoch laut Einkommensteuergesetz steuer- und beitragsfrei bleibt. Diese Regelung gilt bis Ende 2030 und umfasst alle Fahrräder und E-Bikes, die nicht als Kraftfahrzeuge eingestuft werden – also keine Kennzeichen- oder Versicherungspflicht haben. Für schnelle S-Pedelecs gilt diese Begünstigung ausdrücklich nicht.

Anders ist der Fall gelagert, wenn das Rad über eine Gehaltsumwandlung finanziert wird. In diesem Fall wird ein Teil des Bruttogehalts für die Leasingrate verwendet – der Mitarbeiter verzichtet also auf einen Teil seines Gehalts zugunsten des Dienstrads. Für die private Nutzung fällt dann ein geldwerter Vorteil an, der monatlich mit 0,25 % der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers bewertet wird. Dieser Wert ist steuerpflichtig.

Sozialversicherung: Unterschiedliche Wirkung je nach Modell

Auch sozialversicherungsrechtlich ist die Unterscheidung wesentlich: Wird das Dienstrad zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt, bleibt der geldwerte Vorteil nicht nur steuerfrei, sondern auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Erfolgt die Überlassung hingegen über eine Gehaltsumwandlung, reduziert sich das beitragspflichtige Brutto um die Leasingrate, während der pauschale geldwerte Vorteil von 0,25 % wieder hinzugerechnet wird. Das Ergebnis ist ein verändertes sozialversicherungspflichtiges Entgelt – nicht selten mit Auswirkungen auf Beitragsbemessungsgrenzen oder Lohnersatzleistungen.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die mangelnde Dokumentation, ob eine Umwandlung oder eine Zusatzleistung vorliegt. Wenn das nicht eindeutig geregelt ist – etwa in der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag –, kann es zu Nachforderungen bei Steuer und Sozialversicherung kommen. Deshalb gilt: Ohne klare Trennung keine rechtssichere Umsetzung.

So sieht es in der Lohnabrechnung aus

• Bei einer Gehaltsumwandlung taucht die Leasingrate als Abzug auf der Bruttoseite auf. Der geldwerte Vorteil wird separat als steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug dargestellt – auf Basis von 0,25 % des Listenpreises.
• Voraussetzung für die steuerliche Bewertung ist stets, dass das Fahrrad auch privat genutzt werden darf – nur dann entsteht überhaupt ein geldwerter Vorteil im steuerlichen Sinne.
• Wird das Rad hingegen zusätzlich zum Gehalt bereitgestellt, ist dieser Sachbezug steuer- und beitragsfrei. In der Abrechnung erscheint in diesem Fall kein geldwerter Vorteil, da er unter die Befreiung laut Einkommensteuergesetz fällt – sofern eindeutig belegt ist, dass keine Gehaltsumwandlung vorliegt.
  
  

Praxisbeispiel

Ein Mitarbeiter erhält über seinen Arbeitgeber ein E-Bike mit einem Listenpreis von 3.000 Euro. Die monatliche Leasingrate beträgt 80 Euro.

Variante 1 – Gehaltsumwandlung
Die Leasingrate wird vom Bruttogehalt abgezogen. Zusätzlich wird ein geldwerter Vorteil von 7,50 Euro (0,25 % von 3.000 Euro) angesetzt, der voll steuer- und beitragspflichtig ist.

Variante 2 – Zusätzlich zum Gehalt
Es findet keine Gehaltsumwandlung statt. Der geldwerte Vorteil bleibt bestehen, wird aber steuer- und beitragsfrei behandelt – unter der Voraussetzung, dass die Zusatzleistung sauber dokumentiert wurde.

Was Arbeitgeber unbedingt beachten müssen

Auch wenn Sie die Lohnabrechnung ausgelagert haben: Die Gestaltung des Jobrad-Modells liegt bei Ihnen. Die Payroll kann nur dann korrekt abrechnen, wenn von Anfang an klar geregelt ist, welche Variante angewendet wird – und wenn diese Information rechtssicher weitergegeben wurde.

Wichtig ist außerdem: Die Steuerfreiheit gilt nur bei nachweislich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährten Leistungen. Dieser Zusatz muss explizit im Arbeits- oder Leasingvertrag dokumentiert sein – das verlangt auch die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 26.10.2021).

Vor allem Betriebsprüfer achten inzwischen verstärkt auf diese Details: Ist eine Gehaltsumwandlung nicht sauber dokumentiert, entfällt im Zweifel die Steuerfreiheit. Die Folge können Nachzahlungen und Verzugszinsen sein – ganz abgesehen vom Ärger mit der Belegschaft.

Darum gilt:

• Vertragliche Regelungen klar und nachvollziehbar festhalten
• Dokumentation an die Payroll vollständig übergeben

Das Wichtigste in Kürze

Dienstfahrräder sind steuer- und beitragsfrei – aber nur, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn überlassen werden. Bei Gehaltsumwandlung greift die 0,25 %-Regelung – der geldwerte Vorteil ist dann steuer- und beitragspflichtig. Arbeitgeber müssen den gewählten Weg eindeutig dokumentieren, damit die Entgeltabrechnung rechtssicher erfolgen kann.