von Markus Matt
Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen können die finanziellen Belastungen durch krankheitsbedingte Ausfälle oder den Mutterschutz zu echten Problemen werden. Die gesetzliche Entgeltfortzahlungsversicherung bietet in solchen Fällen eine wirksame Entlastung. Wie funktioniert diese Versicherung, und was sollten Personalverantwortliche darüber wissen?
Die Entgeltfortzahlungsversicherung ist ein verpflichtendes System, das Unternehmen in zwei Bereichen finanziell unterstützt. Finanziert wird das Ganze durch arbeitgeberseitige Umlagen. Das Umlageverfahren 1 (U1) sorgt für die teilweise Kostenerstattung der Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall. Das Umlageverfahren 2 (U2) deckt die Aufwendungen des Arbeitgebers während des Mutterschutzes vollständig ab.
Das Umlageverfahren 1 für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall gilt für alle Unternehmen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Die Mitarbeiterzahl wird jährlich überprüft, wobei Teilzeitkräfte anteilig und bestimmte Gruppen wie Auszubildende oder schwerbehinderte Personen nicht berücksichtigt werden. Arbeitgeber müssen ihre Teilnahme selbst feststellen und sicherstellen, dass die entsprechenden Beiträge ordnungsgemäß abgeführt werden. Das Umlageverfahren 2 (Mutterschutz) gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße.
Zunächst bietet die Entgeltfortzahlungsversicherung finanzielle Sicherheit, indem sie die Kosten für krankheitsbedingte Ausfälle oder Mutterschutz reduziert. Im Bereich des Umlageverfahrens 1 können Arbeitgeber zwischen verschiedenen Erstattungssätzen wählen. Dadurch erhalten Unternehmen die Flexibilität, ihre Versicherungsbeiträge und Rückerstattungen auf ihre individuellen Bedürfnisse abzustimmen.
Die Beiträge zur Entgeltfortzahlungsversicherung werden zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen abgeführt. Ein Wechsel des Erstattungssatzes im Bereich der Entgeltfortzahlung bei Krankheit (U1) ist nur zum Jahreswechsel möglich und muss rechtzeitig schriftlich beantragt werden. Beim maschinellen Datenaustausch gelten die strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dabei dürfen keine personenbezogenen Daten wie Name oder Geburtsdatum übermittelt werden, sondern nur anonymisierte Verwendungszwecke.
Falls die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters durch Dritte verursacht wurde, beispielsweise bei einem Verkehrsunfall, gehen die Schadenersatzansprüche des
Arbeitnehmers auf den Arbeitgeber über. Dies gilt auch für Erstattungen, die von der Ausgleichskasse beantragt werden.
Die Entgeltfortzahlungsversicherung bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine finanzielle Absicherung, die es ihnen ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Gleichzeitig hilft sie, attraktive Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter zu schaffen und so deren Zufriedenheit und Loyalität zu fördern. Unternehmen, welche die Möglichkeiten dieser Versicherung gezielt nutzen, können nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch die Verwaltungsprozesse effizient gestalten.
Die Verwaltung der Entgeltfortzahlungsversicherung bringt insbesondere für kleinere Unternehmen einen erheblichen administrativen Aufwand mit sich. Hier können Payroll-Dienstleister einen entscheidenden Unterschied machen.
Durch die vollständige Übernahme der administrativen Tätigkeiten rund um die Entgeltfortzahlungsversicherung werden die Unternehmen spürbar entlastet. Zu diesen Tätigkeiten gehören:
Die Entgeltfortzahlungsversicherung schützt Unternehmen finanziell bei Ausfällen durch Krankheit und Mutterschutz. Payroll-Dienstleister übernehmen die Verwaltung, minimieren den Aufwand und sichern die Einhaltung aller Vorgaben.
Zum 1. Januar 2025 ist der Umlagesatz der Insolvenzgeldumlage wieder auf den gesetzlich festgelegten Wert von 0,15 % gestiegen.
Diese Umlage muss von allen Arbeitgebern gezahlt werden, die Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen – unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Ausgenommen sind lediglich einige spezielle Gruppen wie ausländische Saisonarbeitskräfte mit einer A1-Bescheinigung sowie öffentliche Institutionen und Privathaushalte.
Die Insolvenzgeldumlage dient dazu, Entgeltansprüche von Arbeitnehmern bei einer Insolvenz des Arbeitgebers abzusichern. Sie wird auf Grundlage des laufenden und einmaligen rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts berechnet. Auch Minijobber und andere rentenversicherungsfreie Beschäftigte sind von der Umlage erfasst.
2024 lag der Umlagesatz noch bei 0,06 %. Eine Sonderverordnung hatte diesen reduzierten Wert festgelegt. Für 2025 gibt es jedoch keine solche Verordnung. Der reguläre Satz von 0,15 % greift somit automatisch. Arbeitgeber sollten dies bei der Beitragsplanung berücksichtigen, um zusätzliche Kosten frühzeitig einzukalkulieren.
Eltern dürfen bei Erkrankung ihres Kindes von der Arbeit freigestellt werden, um die Betreuung sicherzustellen. Für 2024 und 2025 wurden die Regelungen zum Kinderkrankengeld und Kinderkrankschreibung erweitert. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte für Personalverantwortliche.
Dank des Pflegestudiumstärkungsgesetzes gelten für die Jahre 2024 und 2025 erhöhte Anspruchstage für das Kinderkrankengeld. Pro Kind und Elternteil stehen nun 15 Tage anstatt der bisherigen 10 Tage zur Verfügung. Alleinerziehende haben Anspruch auf 30 Tage pro Kind, statt bisher 20. Bei mehreren Kindern beträgt der maximale Anspruch 35 Tage pro Elternteil oder 70 Tage für Alleinerziehende.
Eltern haben Anspruch auf Kinderkrankengeld, wenn sie aus medizinischen Gründen mit ihrem Kind in eine Klinik aufgenommen werden. Diese Tage zählen nicht zu den regulären Kinderkrankengeldtagen. Das Kind muss unter 12 Jahre alt sein oder eine Behinderung haben. Die Mitaufnahme muss zudem ärztlich bescheinigt werden.
Seit Juli 2024 können Eltern die ärztliche Bescheinigung für das Kinderkrankengeld telefonisch erhalten, wenn das Kind der Praxis bekannt ist, die Krankschreibung medizinisch vertretbar ist und die Bescheinigung für maximal fünf Kalendertage gilt. Die Praxis sendet die Bescheinigung per Post zu, die gleichzeitig als Antrag auf Kinderkrankengeld dient.
Eltern haben einen rechtlichen Anspruch auf Freistellung bei krankem Kind. Diese Verpflichtung kann nicht durch vertragliche Regelungen ausgeschlossen werden. Sie als Arbeitgeber tragen entweder die Entgeltfortzahlung oder überlassen dies der Krankenkasse.
Diese Änderungen schaffen Planungssicherheit für Ihre Mitarbeitenden – und erfordern vorausschauendes Personalmanagement in Ihrem Unternehmen.
Diese Regelungen im Pflegestudiumstärkungsgesetz gelten explizit nur für die Kalenderjahre 2024 und 2025. Es bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber mit Blick auf 2026 erneut aktiv wird.
2025 gelten erweiterte Regelungen zum Kinderkrankengeld: Eltern haben mehr Anspruchstage, können bei stationärer Mitaufnahme des Kindes zusätzlich Kinderkrankengeld beziehen und seit Juli 2024 ist eine telefonische Krankschreibung des Kindes für bis zu fünf Tage möglich.
Letzte Aktualisierung: von Markus Matt
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