Steigende Fehlzeiten in Unternehmen

Patient Deutschland

Arbeitnehmer in Deutschland haben im Jahr 2023 durchschnittlich 25 Tage krankheitsbedingt gefehlt – ein trauriger europäischer Rekord mit weitreichenden Folgen für Unternehmen und die deutsche Wirtschaft insgesamt. Was können Personalabteilungen tun, um diese Entwicklung umzukehren?

Die Krankmeldungen und ihre Gründe

Bei näherer Betrachtung gibt es insbesondere drei Faktoren, die zu diesem hohen Krankenstand beigetragen haben:

Erstens leiden viele Beschäftigte unter Stress und einer hohen Arbeitsintensität, chronische Erschöpfungszustände und Krankheiten folgen darauf. Zweitens hat die Einführung der telefonischen Krankschreibung die Hemmschwelle für Fehlzeiten gesenkt. Und drittens fühlen sich in Zeiten des Fachkräftemangels viele Arbeitnehmer sicherer und entscheiden sich auch bei kleineren Beschwerden eher dafür, zu Hause zu bleiben.

Die Personalabteilungen dürfen angesichts dieser Lage nicht untätig bleiben – und sie verfügen über durchaus gute Instrumente:

Anreize für geringe Fehlzeiten schaffen

• Prämiensysteme können die Motivation der Mitarbeiter steigern, Fehlzeiten zu reduzieren.
• Dafür gibt es schon heute gute Beispiele aus der Praxis.
• Dennoch sollten solche Anreize nicht übertrieben werden, um negativen Nebenwirkungen wie dem Verschleppen ernsthafter Erkrankungen vorzubeugen.
  
  

In betriebliche Gesundheitsförderung investieren

Regelmäßige Gesundheitschecks unterstützen dabei, mögliche gesundheitliche Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln. Die Förderung von Bewegung und ergonomischen Arbeitsplätzen trägt dazu bei, die körperliche Fitness der Mitarbeiter zu verbessern. Zusätzlich können Schulungen zum Stressmanagement helfen, psychische Belastungen zu reduzieren und das Wohlbefinden zu steigern. Ein besonderes Augenmerk sollte hierbei auf ältere Mitarbeiter gelegt werden.

Flexiblere Arbeitszeitmodelle einführen

Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen können dazu beitragen, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Diese Maßnahmen haben sich während der Pandemie bewährt und können langfristig Fehlzeiten senken.

Rückkehrgespräche sinnvoll nutzen

Nach einer Krankheitsphase sollten Rückkehrgespräche genutzt werden, um Ursachen zu klären und individuelle Unterstützung anzubieten, zum Beispiel durch Weiterbildungen oder Anpassungen der Arbeitsbedingungen.

Überprüfung der Krankmeldungsprozesse

Eine Rückkehr zur persönlichen Krankschreibung könnte dazu beitragen, Missbrauch einzudämmen und die Hemmschwelle für Krankmeldungen zu erhöhen. Stichwort: eAU ! Überprüfen Sie die Krankmeldungen Ihrer Arbeitnehmer innerhalb der Lohnabrechnung. Senden Sie uns die Krankmeldungen im digitalen Format und erhalten im Rahmen der Lohnabrechnung die eAU-Auswertung als kostenfreien Tarifbestandteil zurück.

Fazit

Die Senkung des Krankenstands erfordert ein Zusammenspiel aus Prävention, flexiblen Arbeitsmodellen und zielgerichteten Anreizen. Unternehmen sollten eine Kultur schaffen, die sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeiter stärkt als auch die Loyalität gegenüber dem Unternehmen fördert.

Das Wichtigste in Kürze

Deutschland verzeichnet inzwischen europaweit die höchsten Krankenstände. Das führt zu erheblichen wirtschaftlichen Schäden und ruft die Personalabteilungen auf den Plan: Gefragt sind Maßnahmen, die diesen besorgniserregenden Trend umkehren können.

Ein Leitfaden für Personalabteilungen

Die moderne Arbeitswelt hat sich stark verändert: Arbeit ist längst nicht mehr auf acht Stunden im Büro begrenzt, flexible Arbeitsmodelle gewinnen an Bedeutung. Ein Beispiel dafür ist die Workation, bei der Beschäftigte ihre Arbeit an einen inspirierenden Ort verlegen – eine Mischung aus work und vacation. Bevor Unternehmen diesen Wunsch ihrer Mitarbeiter unterstützen, sollten sie sich jedoch intensiv mit den rechtlichen, organisatorischen und praktischen Rahmenbedingungen befassen.

Was ist eine Workation?

Anders als bei Work and Travel handelt es sich bei einer Workation nicht um wechselnde Jobs an verschiedenen Orten. Vielmehr setzen Mitarbeiter ihre gewohnte Tätigkeit an einem anderen Ort fort – sei es für ein paar Tage, Wochen oder sogar Monate.

Wer profitiert von einer Workation?

Die Möglichkeit mobil zu arbeiten, ist dank Digitalisierung nicht mehr nur digitalen Nomaden vorbehalten. Besonders geeignet sind Tätigkeiten wie IT-Entwicklung, Marketing oder Kundenservice, bei denen die physische Präsenz im Büro weniger erforderlich ist.

Vorteile

• Workations verbessern die Work-Life-Balance, sie ermöglichen Flexibilität und schaffen eine entspannende Umgebung.
• Neue Eindrücke fördern Motivation und Kreativität – die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeiter wird unterstützt.
• Zudem stärken Workation-Angebote das Arbeitgeberimage und sind ein gutes Argument bei der Gewinnung neuer Talente.
  
  

Nachteile:

Unterschiedliche Zeitzonen und technische Herausforderungen können die Koordination erschweren, die Nähe zu Urlaubsmöglichkeiten kann die Produktivität beeinträchtigen. Hinzu kommen erhebliche rechtliche Anforderungen in verschiedenen Bereichen, auf die wir nachfolgend eingehen werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Arbeitsrecht

Der Arbeitsvertrag regelt mobiles Arbeiten normalerweise nur innerhalb Deutschlands. Für Tätigkeiten im Ausland ist eine Zusatz- oder Änderungsvereinbarung erforderlich. Auch wenn deutsches Arbeitsrecht weiterhin gilt, können lokale Gesetze am Arbeitsort den Mitarbeitern weitergehende Rechte einräumen, die vom Arbeitgeber beachtet werden müssen.

Sozialversicherung

Mitarbeiter bleiben während einer Workation in Deutschland sozialversichert, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Workation darf nicht regelmäßig stattfinden und muss in der EU oder in Ländern mit vergleichbaren Regelungen erfolgen, z.B. in der Schweiz oder Norwegen. Sollte die Workation regelmäßig stattfinden, muss mindestens 25 Prozent der Arbeitsleistung in Deutschland erbracht werden. Findet die Workation hingegen in einem Land ohne Sozialversicherungsabkommen statt, sind zusätzliche Abstimmungen notwendig.

Lohnsteuer

Eine Steuerpflicht im Ausland entsteht meist erst bei längeren Aufenthalten (mehr als 183 Tage im Jahr) oder wenn mehr als die Hälfte der Arbeitszeit dort geleistet wird. Andernfalls gilt weiterhin das deutsche Lohnsteuerrecht. Doppelbesteuerungsabkommen können hier Klarheit schaffen.

Melde- und Aufenthaltsrecht

Abhängig vom Workation-Ort können zusätzliche Meldepflichten oder Visa-Erfordernisse gelten. Hier sollten Unternehmen und Mitarbeiter frühzeitig prüfen, welche gesetzlichen Vorgaben am Zielort zu beachten sind.

Fazit

Workations bieten Unternehmen die Chance, sich als moderner und attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Allerdings sind damit auch rechtliche, steuerliche und organisatorische Herausforderungen verbunden. Eine sorgfältige Planung und klare Vereinbarungen sind unerlässlich, um mögliche Risiken zu minimieren.

Das Wichtigste in Kürze

Workations bieten Beschäftigten die attraktive Möglichkeit, ihre Arbeit an inspirierenden Orten fortzusetzen. Unternehmen müssen allerdings im Vorfeld eine gründliche Prüfung der rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen vornehmen.

Was Personalabteilungen wissen müssen

Seit dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 und dem darauf aufbauenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten vollständig zu erfassen. Doch obwohl diese höchstrichterlichen Entscheidungen klare Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung machen, fehlt in Deutschland weiterhin eine spezifische gesetzliche Regelung. Personalabteilungen stehen somit vor der Aufgabe, sich ohne eine eindeutige rechtliche Grundlage rechtssicher aufzustellen.

Unklare nationale Umsetzung

Das EuGH-Urteil verlangt, dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Diese Pflicht ist durch das BAG-Urteil bestätigt worden. Dennoch mangelt es in Deutschland an klaren gesetzlichen Vorgaben mit Blick auf technische oder organisatorische Anforderungen an solche Systeme, Ausnahmeregelungen und konkrete Sanktionen.

Die Bundesregierung arbeitet seit Langem an der nötigen Reform des Arbeitszeitgesetzes, doch über einen Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus dem April 2023 hinaus gibt es bis heute keinen verbindlichen Zeitplan für die Einführung dieser Reform. Aufgrund der politischen Lage in Berlin ist in dieser Legislaturperiode damit auch nicht mehr zu rechnen.

Die rechtliche Unsicherheit bleibt also, und Unternehmen können sich bislang nur an den genannten Urteilen orientieren.

Wichtige Fragen bleiben ohne Antwort

Für Personalabteilungen stellt die fehlende Klarheit in der Gesetzgebung eine erhebliche Herausforderung dar. Die Einführung neuer Zeiterfassungssysteme wirft Fragen auf:

Welche technischen Lösungen erfüllen die rechtlichen Anforderungen?
Gelten Ausnahmeregelungen, etwa für leitende Angestellte oder bestimmte Branchen?
Was passiert mit Unternehmen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben?

Insbesondere kleine Unternehmen zögern angesichts der unklaren Rechtslage, in teure oder komplexe Systeme zu investieren.

Handlungsempfehlungen für Personalabteilungen

Trotz der noch offenen Gesetzeslage sollten Personalabteilungen bereits jetzt aktiv werden. Die folgenden vier Maßnahmen sind empfehlenswert:

• Digitale Zeiterfassungssysteme prüfen: Unternehmen sollten sich nach manipulationssicheren und flexibel anpassbaren Systemen umsehen. Diese Verfahren können Zeit sparen und Risiken vermeiden – und für die Zukunft rüsten.
• Prozesse überdenken: Bestehende Arbeitszeitmodelle wie Vertrauensarbeitszeit sollten auf ihre Vereinbarkeit mit den Anforderungen überprüft werden.
• Politische Entwicklungen verfolgen: Die Reform des Arbeitszeitgesetzes wird kommen. Es gilt, den weiteren Verlauf der Dinge zu beobachten und mögliche neue Anforderungen im Blick zu behalten, um bei Bedarf schnell reagieren zu können.
• Mitarbeiter schulen: Personalverantwortliche und Führungskräfte sollten über die rechtlichen Anforderungen und den Nutzen digitaler Zeiterfassungssysteme informiert werden.
  
  

Arbeitszeiterfassung und Mindestlohn

Eine besondere Bedeutung erhält die Arbeitszeiterfassung im Zusammenhang mit der Kontrolle des gesetzlichen Mindestlohns. Nicht korrekt erfasste Arbeitszeiten gelten als eine der häufigsten Methoden, den Mindestlohn zu umgehen. Der Einsatz manipulationssicherer elektronischer Zeiterfassungssysteme kann dies verhindern.

Fazit

Die Einführung moderner Zeiterfassungssysteme bietet Personalabteilungen nicht nur die Möglichkeit, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sondern erleichtert auch eine korrekte und effiziente Payroll. Präzise erfasste Arbeitszeiten schaffen Transparenz, minimieren Fehler und sichern die Einhaltung des Mindestlohns. Gleichzeitig schützen Unternehmen sich vor bösen Überraschungen bei späteren Betriebsprüfungen.

Wer frühzeitig handelt und auf digitale, manipulationssichere Lösungen setzt, legt nicht nur den Grundstein für Rechtssicherheit, sondern optimiert auch interne Prozesse – ein klarer Wettbewerbsvorteil in unsicheren Zeiten.

Das Wichtigste in Kürze

Deutsche Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten vollständig zu erfassen – eine klare rechtliche Vorgabe fehlt allerdings bislang in Deutschland. Proaktive Maßnahmen wie die Einführung moderner, manipulationssicherer Zeiterfassungssysteme können dazu beitragen, rechtliche Anforderungen im Vorfeld zu erfüllen.