Digitaler PKV-Datenaustausch ab 2026

Was Personalabteilungen vorbereiten müssen

Ab dem 1. Januar 2026 steht eine tiefgreifende Veränderung an: Die Daten zur privaten Krankenversicherung (PKV) und Pflegepflichtversicherung werden künftig vollständig digital zwischen dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und dem Lohnabrechnungssystem ausgetauscht. Das bringt auch für Unternehmen mit ausgelagerter Entgeltabrechnung neue Aufgaben und Risiken mit sich – aber auch Chancen für klarere Abläufe und mehr Effizienz.

Die geplante digitale Übermittlung ersetzt das bisherige papierbasierte Verfahren vollständig, eine manuelle Nachmeldung ist ab 1. Januar 2026 nicht mehr zulässig. Die Payroll-Systeme müssen in der Lage sein, die automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelten Daten, korrekt und vollständig zu verarbeiten. Dazu gehören insbesondere die ELStAM-Daten mit den Merkmalen zur privaten Krankenversicherung (PKV).

Für Personalabteilungen heißt das: Jeder Bruch im Datenaustausch – ob technisch oder organisatorisch – kann unmittelbare steuerliche Auswirkungen auf die Beschäftigten haben. Konkret kommt es dann zu steuerlichen Nachteilen für betroffene Arbeitnehmer, weil deren Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung nicht korrekt berücksichtigt werden können – weder beim Lohnsteuerabzug noch in der Einkommensteuerveranlagung.

Technische Anbindung frühzeitig prüfen

Deshalb sollten Personalabteilungen frühzeitig mit ihrem Payroll-Dienstleister klären, welche technischen Schnittstellen es für die Datenübernahme gibt. Wichtig ist auch, wer für die Übernahme und Verarbeitung der Daten verantwortlich ist. Zudem sollte festgelegt werden, wie die korrekte Verarbeitung nachgewiesen und dokumentiert wird. Gerade in der Einführungsphase ist ein regelmäßiger Austausch mit dem Dienstleister wichtig, um Fehler früh zu erkennen und zu beheben.

Prozesse anpassen – auch intern

Der digitale PKV-Abgleich ist kein isoliertes Verfahren. Er greift in die gesamte Lohnabrechnung ein. Rückfragen zu fehlenden oder widersprüchlichen Daten müssen künftig schneller beantwortet werden, da steuerliche Nachteile sonst unmittelbar auf dem Lohnzettel sichtbar werden. Deshalb können Testläufe mit dem Dienstleister sinnvoll sein, wenn erste Testdaten zur Verfügung stehen.

Mitarbeiterschulung nicht vergessen

Wenn ein neues Verfahren eingeführt wird, sollten die Mitarbeiter rechtzeitig und umfassend informiert werden, um mögliche Auswirkungen zu verstehen. Bei diesem Verfahren kann beispielsweise ein arbeitnehmerseitiger Widerspruch gegen die Datenübermittlung steuerliche Nachteile nach sich ziehen, weil die nicht gemeldeten PKV-Beiträge beim Lohnsteuerabzug im Rahmen der Entgeltabrechnung nicht berücksichtigt werden können.
Auch die Personalabteilung sollte gut vorbereitet sein. Die „Personaler“ brauchen eine gezielte Schulung, damit sie bei Rückfragen zuverlässig Auskunft geben und Unsicherheiten im Unternehmen abbauen können.

Frühzeitig handeln

Wer frühzeitig aktiv wird, verschafft sich einen klaren Vorteil. Unternehmen, die sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen, vermeiden unnötige Fehler und Stress kurz vor dem Stichtag. Zuständigkeiten sollten deshalb zeitnah definiert, technische Systeme rasch auf ihre Tauglichkeit geprüft und interne Prozesse gegebenenfalls neu strukturiert werden. Die kommenden Monate sollten konsequent genutzt werden, um alle Beteiligten fit für die Umstellung zu machen.

Das Wichtigste in Kürze

Ab 1. Januar 2026 wird der Datenaustausch zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung vollständig digital über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt – Unternehmen müssen ihre Payroll-Systeme und internen Prozesse rechtzeitig darauf vorbereiten. Wer jetzt Schnittstellen prüft, Zuständigkeiten klärt und Mitarbeiter schult, verhindert Fehler und vermeidet steuerliche Nachteile für Beschäftigte.

Wichtige Informationen

Geringfügige Beschäftigungen gelten als einfach und flexibel – doch gerade diese vermeintliche Einfachheit führt oft zu Fehlern. Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sind eindeutig, werden aber in der Praxis nicht immer korrekt umgesetzt. Wer als Arbeitgeber hier nicht von Anfang an sauber arbeitet, riskiert unnötige Nachzahlungen und Probleme bei Prüfungen.

Minijob heißt nicht steuerfrei

Minijobs werden immer wieder für steuerfreie Beschäftigungsverhältnisse gehalten, doch das ist ein Irrtum! Richtig ist vielmehr, dass sie pauschal versteuert werden können – in der Regel mit 2 Prozent. Diese Pauschale deckt Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ab und wird vom Arbeitgeber getragen. Alternativ kann auch nach individuellen Lohnsteuermerkmalen abgerechnet werden. Das ist in der Praxis allerdings selten sinnvoll und nur in begründeten Ausnahmefällen anzuraten.

Die Entscheidung für eine Besteuerungsart muss bei der Anmeldung festgelegt und sauber dokumentiert werden, idealerweise schriftlich im Arbeitsvertrag. Wer hier unsauber arbeitet oder die Dokumentation vergisst, öffnet Tür und Tor für Nachforderungen durch die Finanzbehörden.

Knackpunkt Verdienstgrenze

Mit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns von 12,82 Euro zum 1. Januar 2025 wurde die monatliche Grenze für geringfügige Beschäftigungen auf 556 Euro angepasst. Doch auch in den Vorjahren war klar geregelt: Überschreitungen sind nur in sehr engen Grenzen zulässig. Entscheidend ist nicht der einzelne Monat, sondern das regelmäßige monatliche Entgelt, das auf Basis eines Zwölfmonatszeitraums berechnet wird.
Problematisch wird es immer dann, wenn das Einkommen durch zusätzliche Stunden, Zuschläge, Feiertagsarbeit oder Sonderzahlungen schwankt. Wird die Grenze dauerhaft überschritten, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob – mit entsprechenden Folgen bei Steuern und Sozialabgaben.

Vorsicht bei mehreren Minijobs

Minijobber dürfen grundsätzlich mehrere geringfügige Beschäftigungen parallel ausüben. Allerdings bleibt nur der erste Minijob sozialversicherungsfrei. Jeder weitere wird zur sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung, was sich bei falschen Annahmen oder fehlenden Informationen in der Regel erst deutlich später herausstellt und eine rückwirkende Beitragspflicht auslöst.
Arbeitgeber sollten daher bereits bei der Einstellung abfragen, ob der Bewerber noch einen weiteren Minijob ausübt oder plant. Eine schriftliche Selbstauskunft sollte von allen geringfügig Beschäftigten eingefordert, regelmäßig aktualisiert und zur Personalakte genommen werden.

Rentenversicherung: Befreiung nur mit Antrag

Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, können sich aber befreien lassen. Dieser Befreiungsantrag muss allerdings aktiv gestellt und vom Arbeitgeber zur Personalakte genommen werden. Wer diese Formalie übersieht, muss die vollen Rentenversicherungsbeiträge nachzahlen – auch rückwirkend. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, der Arbeitnehmer wolle ohnehin befreit werden. Ohne schriftlichen Antrag gilt jedoch die Versicherungspflicht, selbst wenn keine Beiträge abgeführt wurden. Die Konsequenzen zeigen sich dann meist erst bei der nächsten Betriebsprüfung.

Arbeitszeiterfassung und Mindestlohnkontrolle

Auch bei Minijobs gilt das Mindestlohngesetz – und damit die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Mit der Dokumentation lässt sich die Einhaltung des Mindestlohns nachweisen und das Unternehmen vor Vorwürfen schützen.
Das gilt besonders bei Beschäftigungen im Einzelhandel, in der Gastronomie oder in Privathaushalten – also überall dort, wo flexible Arbeitszeiten oder Barzahlungen üblich sind.

Minijobs richtig steuern

• Die Verantwortung für die korrekte Abrechnung liegt immer beim Arbeitgeber – egal ob es um Steuerwahl, Sozialabgaben oder Dokumentation geht.
• Deshalb sollte das Thema Minijobs nicht allein als technische Lohnsache betrachtet werden, sondern als rechtlich relevantes Thema der Unternehmensführung.
• Wer regelmäßig geringfügig Beschäftigte einstellt, sollte seine Prozesse einmal im Jahr systematisch überprüfen – zum Beispiel mit Testabrechnungen, Plausibilitätsprüfungen oder einem standardisierten Onboarding-Prozess für neue Minijobber.
  
  

Das Wichtigste in Kürze - Pfändungsfreigrenzen ab Juli 2025

Minijobs sind keine Selbstläufer: Wer sie steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekt abrechnet, schützt sich vor Nachzahlungen und Bußgeldern. Entscheidend sind eine saubere Dokumentation, die richtige Steuerwahl, ein wachsames Auge auf die Verdienstgrenze und die Klarheit, ob mehrere Minijobs gleichzeitig vorliegen.