Urlaubsbescheinigung beim Austritt

Ein wichtiges Dokument

Wenn Mitarbeiter ihr Unternehmen verlassen, nehmen sie neben einer Menge an Wissen und Erfahrung auch ihren verbleibenden Urlaubsanspruch mit. In diesem Zusammenhang ist die Urlaubsbescheinigung von großer Bedeutung.

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters zieht eine Reihe organisatorischer Arbeiten nach sich, von der Rückgabe der Arbeitsmittel über entsprechende Meldungen und Tätigkeiten in der Lohnabrechnung bis zum Ausstellen eines Arbeitszeugnisses ist alles dabei. Doch die Urlaubsbescheinigung wird dabei gerne übersehen. Dabei ist sie gesetzlich vorgeschrieben und spielt eine zentrale Rolle für den neuen Arbeitgeber des ausscheidenden Mitarbeiters. Wird sie nicht korrekt oder gar nicht ausgestellt, kann dies zu Problemen mit den Urlaubsansprüchen kommen.

Gesetzliche Grundlage

Laut Bundesurlaubsgesetz muss der Arbeitgeber beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers eine Urlaubsbescheinigung ausstellen. Diese gibt Auskunft darüber, wie viele Urlaubstage bereits genommen oder ausgezahlt wurden. Außerdem verhindert sie, dass der neue Arbeitgeber den Urlaub unabsichtlich doppelt gewährt. Wird die Bescheinigung nicht ausgehändigt, kann das zu Überzahlungen und nachfolgenden Streitigkeiten führen.

Wie sich der Urlaubsanspruch berechnet

Grundsätzlich bestimmt der Zeitpunkt des Austritts die Höhe des gesetzlichen Urlaubsanspruchs. Zwei Szenarien sind zu unterscheiden:

Ende des Arbeitsverhältnisses bis zum 30. Juni
Es entsteht ein anteiliger Urlaubsanspruch, ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat.

Ende ab dem 1. Juli
Hier gilt der volle gesetzliche Mindesturlaub, sofern der Arbeitnehmer mindestens sechs Monate im laufenden Jahr im Betrieb beschäftigt war.

Der vertragliche Zusatzurlaub kann selbstverständlich anders geregelt sein. Arbeitgeber sollten daher stets einen genauen Blick in den Arbeitsvertrag werfen.

Inhalt der Urlaubsbescheinigung

Die Bescheinigung ist mehr als nur eine Formalität. Sie muss vollständig, korrekt und nachvollziehbar sein. Diese Angaben gehören unbedingt hinein:

• Name des Mitarbeiters (optional mit Geburtsdatum und Anschrift)
• Gesamturlaub für das laufende Kalenderjahr (gesetzlich und vertraglich)
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Anzahl der bereits genommenen Urlaubstage
• Zahl abgegoltener Urlaubstage
• Sonder- oder Zusatzurlaub, sofern gewährt
• Ausstellungsdatum und Unterschrift des Arbeitgebers
• Empfangsbestätigung durch den Beschäftigten

Fehlen diese Informationen, kann der neue Arbeitgeber den Resturlaub nicht richtig berechnen. Das kann Folgen für alle Beteiligten haben.

Handlungsempfehlung

Ein funktionierender Austrittsprozess sollte die Urlaubsbescheinigung automatisch beinhalten. Idealerweise wird ein Musterformular verwendet, das die Personalverwaltung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausfüllt. Auch eine digitale Lösung über das Lohnabrechnungssystem ist denkbar. In jedem Fall muss das Dokument zuverlässig erstellt, dokumentiert und übergeben werden.

Das Wichtigste in Kürze

Arbeitgeber müssen beim Austritt eine Urlaubsbescheinigung ausstellen, das ist im Bundesurlaubsgesetz vorgeschrieben. Nur so lassen sich Doppelansprüche beim neuen Arbeitgeber wirksam vermeiden.

Urteil schafft Klarheit

Ein Urteil des Landesarbeitsgerichtes (LAG) Hamm stellt fest, dass tarifliche Verfallsfristen nicht gelten, wenn Urlaub wegen Mutterschutz oder Elternzeit nicht genommen werden konnte. Personalverantwortliche sollten genau hinsehen.

Die Frage wurde schon oft gestellt, blieb aber bisher ohne finale Antwort: Bleibt ein Urlaubsanspruch im Zuge der Rückkehr einer Mitarbeiterin nach dem Mutterschutz oder der Elternzeit erhalten, wenn der Tarifvertrag bestimmte Fristen vorsieht? Das Landesarbeitsgericht Hamm hat diese Frage inzwischen beantwortet: Der Urlaub verfällt nicht, auch nicht bei anderslautenden tariflichen Zusatzregelungen (Urteil des LAG Hamm mit Aktenzeichen 13 SLa 222/24)

Der Fall

Geklagt hatte eine Verkäuferin, die wegen eines Beschäftigungsverbots, Mutterschutz und anschließender Elternzeit ihre Urlaubstage nicht vollständig nehmen konnte. Nach ihrer Rückkehr wollte sie den offenen Urlaub nachholen. Der Arbeitgeber verweigerte dies jedoch mit dem Verweis auf den geltenden Tarifvertrag, welcher den Verfall nicht genommenen Urlaubs zum 30. April des Folgejahres vorsah.

Das Gericht folgte dieser Argumentation nicht und stellte fest, dass die tarifliche Frist in diesem Fall nicht anwendbar ist, weil Mutterschutz und Elternzeit den Ablauf dieser Frist unterbrechen. Der Urlaubsanspruch bleibt folglich erhalten.

Rechtlicher Hintergrund

Dieses Urteil beruft sich auf mehreren gesetzlichen Schutzvorschriften. Zunächst darf laut dem Mutterschutzgesetz der Urlaub weder gekürzt noch gestrichen werden, wenn eine Frau im Mutterschutz ist. Außerdem besagt eine Regelung im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz, dass Urlaubsansprüche bestehen bleiben, wenn sie wegen Elternzeit nicht genommen werden konnten.

Nach dem Bundesurlaubsgesetz verfällt Urlaub grundsätzlich am 31. März des Folgejahres. Dies gilt jedoch nicht, wenn der oder die Beschäftigte den Urlaub aus bestimmten Gründen nicht rechtzeitig nehmen konnte.

Das Gericht betonte, dieser Schutz greife auch bei anderslautenden tariflichen Regelungen. Selbst ein tariflich vereinbarter Zusatzurlaub darf nicht einfach verfallen, wenn Beschäftigte ihn wegen Mutterschutz oder Elternzeit nicht nehmen konnten.

Auswirkungen auf die Praxis

Personalverantwortliche sollten Urlaubsansprüche bei der Rückkehr aus dem Mutterschutz oder der Elternzeit besonders sorgfältig prüfen. Denn selbst wenn Tarifverträge scheinbar klare Regelungen zum Verfall enthalten, gelten diese – wie im genannten Urteil festgelegt – in bestimmten Fällen nicht.

Urlaubsansprüche, die vor dem Mutterschutz oder der Elternzeit entstanden sind, bleiben also bestehen. Der verbleibende Urlaub kann bis zum Ende des darauffolgenden Kalenderjahres genommen werden. Eine tarifliche Ausschlussfrist kommt nicht zur Anwendung, wenn der Urlaub aus gesetzlichen Schutzgründen nicht genommen werden konnte.

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber

Um rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten Unternehmen:

• Urlaubsansprüche bei Rückkehr genau dokumentieren
• Tarifliche Fristen mit gesetzlichen Schutzrechten abgleichen
• Beschäftigte aktiv auf offene Resturlaube hinweisen
• Im Zweifel fachlichen Rat einholen, gerade bei langwierigen Abwesenheiten

Ein zusätzlicher Hinweis in der Rückkehrberatung oder beim Wiedereinstiegsgespräch kann helfen, unnötige Konflikte zu vermeiden und das Vertrauen zu stärken.

Das Wichtigste in Kürze

Einem LAG-Urteil zufolge verfällt Urlaub nach Mutterschutz oder Elternzeit nicht automatisch, auch nicht bei tariflichen Fristen. Arbeitgeber sollten offene Ansprüche prüfen und korrekt übernehmen.

Wann sind Arbeitgeber zur Zahlung verpflichtet?

Alle Jahre wieder steht im November nicht nur der Advent vor der Tür, sondern in vielen Fällen auch das Weihnachtsgeld. Dieses Prozedere ist häufig mit der Frage verbunden, wann man als Arbeitgeber zur Zahlung dieser Sonderleistung verpflichtet ist. Ein näherer Blick auf die arbeitsrechtlichen Stolpersteine lohnt sich also.

Das Weihnachtsgeld zählt zu den beliebtesten freiwilligen Zusatzleistungen in deutschen Unternehmen. Doch ganz so freiwillig ist das oft gar nicht, denn aus regelmäßigen Zahlungen dieser Leistung können durchaus rechtliche Ansprüche erwachsen. Dies kann selbst dann der Fall sein, wenn im Arbeitsvertrag von einer "freiwilligen Leistung" die Rede ist. Auch bei Krankheit, Mutterschutz oder Kündigung gibt es klare Spielregeln, die jeder Arbeitgeber kennen sollte.

Wann besteht ein Anspruch?

Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Weihnachtsgeld. Damit ein Anspruch entsteht, braucht es eine rechtliche Grundlage, die üblicherweise durch Regelungen in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen entstehen kann.

Auch die so genannte betriebliche Übung kann einen solchen Anspruch begründen. Diese kann als gegeben gelten, wenn ein Arbeitgeber drei Jahre in Folge Weihnachtsgeld ohne Vorbehalt gezahlt hat. Dann entsteht auch ohne vertragliche Regelung ein dauerhafter Anspruch. Entscheidend ist hier, ob die Zahlung freiwillig oder verbindlich erfolgte.

Der Freiwilligkeitsvorbehalt

Ein Freiwilligkeitsvorbehalt kann helfen, sich nicht dauerhaft zu binden. Doch er muss klar, transparent und rechtzeitig formuliert sein – am besten schriftlich im Arbeitsvertrag oder im Begleitschreiben zur Lohnabrechnung.

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2023 (Aktenzeichen 10 AZR 116/22) zeigt die Grenzen solcher Vorbehalte auf. Ein Arbeitgeber hatte einem langzeiterkrankten Mitarbeiter das Weihnachtsgeld gestrichen und dabei auf dessen Krankheit und die Freiwilligkeit dieser Zahlung verwiesen. Das BAG sah das anders und führte in seinem Urteil aus, dass ein Arbeitgeber das Weihnachtsgeld nicht einfach mit dem Hinweis auf Freiwilligkeit oder auf eine lange Krankheit streichen kann, wenn es über Jahre hinweg regelmäßig gezahlt wurde. In diesem Fall lag eine betriebliche Übung vor, weil der Arbeitgeber das Weihnachtsgeld lange Zeit ohne wirksamen Vorbehalt gewährt hatte. Der bloße Vermerk „freiwillig“ auf der Lohnabrechnung reichte nicht aus, um die Bindung zu verhindern. Deshalb musste der Arbeitgeber dem langzeiterkrankten Mitarbeiter das Weihnachtsgeld zahlen.

Die Ungleichbehandlung

Nicht jeder Mitarbeiter muss das gleiche Weihnachtsgeld bekommen. Doch müssen die Unterschiede in der Höhe oder im Anspruch sachlich begründet sein, zum Beispiel durch die Betriebszugehörigkeit oder die Leistung. Fehlt an dieser Stelle eine nachvollziehbare Regel, kann das als Diskriminierung gewertet werden.

Weihnachtsgeld bei Kündigung

Viele Unternehmen koppeln das Weihnachtsgeld an einen Stichtag. Die Sonderzahlung wird folglich nur an Beschäftigte geleistet, die zu diesem Zeitpunkt noch im Unternehmen beschäftigt waren. Das ist grundsätzlich rechtlich zulässig, wenn das Weihnachtsgeld der Bindung an das Unternehmen dienen soll. Wird es allerdings als Vergütung einer bereits erbrachten Arbeit gezahlt, kann diese Stichtagsregelung unwirksam sein.

Soll das Weihnachtsgeld bei vorzeitigem Ausscheiden zurückgefordert werden, muss dies eindeutig vertraglich geregelt sein. Rückzahlungsklauseln dürfen nicht zu pauschal oder mehrdeutig sein, sonst sind sie unwirksam.

Mutterschutz

Arbeitnehmerinnen im Mutterschutz dürfen auch im Hinblick auf das Weihnachtsgeld nicht schlechter gestellt werden. Das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits 1999 in einem Urteil festgehalten. Den höchsten Richtern zufolge darf das Weihnachtsgeld nicht anteilig gekürzt werden, wenn eine Mitarbeiterin in der Zeit des Mutterschutzes nicht gearbeitet hat.

Das Wichtigste in Kürze

Ein Anspruch auf Weihnachtsgeld entsteht durch tarifliche, betriebliche oder individuelle Verträge – oder durch eine betriebliche Übung. Es darf bei Krankheit oder Mutterschutz nicht einfach gekürzt werden. Arbeitgeber sollten klare Regelungen treffen und mögliche Rückzahlungsklauseln rechtssicher formulieren.