Steueränderungsgesetz 2025

Was Unternehmen jetzt anpacken müssen

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 bringt das Bundesfinanzministerium eine ganze Reihe steuerlicher Anpassungen auf den Weg, die sich unmittelbar auf die Lohnabrechnung und betriebliche Abläufe auswirken. Auch wenn viele Unternehmen ihre Entgeltabrechnung an externe Dienstleister ausgelagert haben: Die Verantwortung für korrekte Angaben, rechtzeitige Meldungen und rechtssichere Vertragsgestaltungen bleibt im eigenen Haus.

Die neuen steuerlichen Regelungen gelten ab dem Veranlagungszeitraum 2026. Schon jetzt sollten Unternehmen sich jedoch darauf vorbereiten, um Anpassungen in Systemen, Verträgen oder Kommunikation rechtzeitig umzusetzen. Im Mittelpunkt stehen vor allem fünf Änderungen:

Entfernungspauschale wird erhöht

Statt Staffelung gilt künftig ein einheitlicher Pauschbetrag: 38 Cent pro Kilometer, künftig beginnend mit dem ersten Kilometer. Arbeitgeber müssen bestehende Reisekostenregelungen, Lohnarten im System und evtl. Gehaltsbestandteile im Rahmen der Entgeltumwandlung anpassen. Auch Mitteilungen an Mitarbeiter sollten aktualisiert werden.

Mehr Freibetrag bei Ehrenamt und Übungsleitung

Die Übungsleiterpauschale steigt von 3.000 auf 3.300 Euro, die Ehrenamtspauschale von 840 auf 960 Euro. Das betrifft nicht nur gemeinnützige Einrichtungen, sondern auch Unternehmen, die freiwillige Nebenleistungen oder steuerfreie Zulagen gewähren. Diese Beträge müssen korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sein, damit es später nicht zu Lohnsteuerkorrekturen kommt.

Gastronomie: 7 Prozent Umsatzsteuer für Speisen wird dauerhaft

Die während der Pandemie eingeführte Reduzierung der Umsatzsteuer auf Speisen gilt ab 1. Januar 2026 erneut und dauerhaft, allerdings nicht für Getränke. Unternehmen mit Kantinen, Catering oder gastronomischen Angeboten sollten prüfen, ob interne Buchungs- und Abrechnungssysteme das korrekt abbilden. Auch Zuschüsse oder Essensmarken sind zu überprüfen.

Gemeinnützigkeit: Neue Freigrenzen, neue Spielräume

Für gemeinnützige Träger bringt das Gesetz Erleichterungen bei Einnahmegrenzen und Mittelverwendung. In der Praxis heißt das: Bestehende Verträge, Satzungen und die lohnsteuerliche Behandlung von Zahlungen sollten angepasst werden. Auch in der Abrechnung kann sich Handlungsbedarf ergeben, etwa bei projektbezogener Finanzierung über Drittmittel.

Mobilitätsprämie bleibt unbefristet erhalten

Die ursprünglich befristete Mobilitätsprämie für Geringverdiener wird dauerhaft verlängert. Sie greift, wenn der erhöhte Entfernungspauschbetrag steuerlich nicht vollständig wirksam wird. Arbeitgeber müssen das nicht direkt in der Abrechnung abbilden, sollten aber in der Kommunikation mit Beschäftigten darauf hinweisen, insbesondere im Niedriglohnbereich.

Gesetzgebungsstand und Zeitplan

Das Bundeskabinett beschloss am 10. September 2025 den Regierungsentwurf des Steueränderungsgesetzes 2025. Der Zeitplan sieht den Abschluss des Verfahrens im Dezember 2025 vor, die Änderungen sollen planmäßig zum 1. Januar 2026 in Kraft treten.

Was bedeutet das für Ihre Entgeltabrechnung?

Die Änderungen mögen auf den ersten Blick überschaubar wirken, doch im Detail liegt die Tücke. Sobald steuerfreie oder pauschalversteuerte Vergütungsbestandteile betroffen sind, muss die Lohnabrechnung exakt darauf abgestimmt sein. Das betrifft nicht nur große Systeme, sondern vor allem manuelle Einträge oder individuelle Vereinbarungen.

Wichtig

Wer die Abrechnung auslagert, bleibt trotzdem in der Pflicht. Der Dienstleister kann nur mit den Daten arbeiten, die er erhält. Prüfen Sie deshalb jetzt:

• Sind alle Lohnarten und Freibeträge im System aktuell?
• Müssen Gehaltsumwandlungen oder Fahrtkostenzuschüsse neu kalkuliert werden?
• Gibt es freiwillige Leistungen, die auf die neuen Pauschalen umgestellt werden müssen?
• Wurden alle relevanten Änderungen intern kommuniziert?
  
  

Ein kurzer Austausch mit dem Steuerberater oder Abrechnungsdienstleister kann hier viel Ärger ersparen. Denn Fehler in der Entgeltabrechnung sind nicht nur lästig, sondern können auch bei späteren Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherung zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Das Wichtigste in Kürze

Das Steueränderungsgesetz 2025 bringt ab 2026 neue Pauschalen und Freibeträge, etwa bei Fahrtkosten, Ehrenamt und Gastronomie. Unternehmen sollten ihre Lohnarten, Vertragsregelungen und Mitarbeiterinformationen frühzeitig anpassen, um eine rechtssichere Abrechnung zu gewährleisten.

Mobiles Arbeiten im Ausland braucht klare Prozesse

Immer mehr Beschäftigte möchten zeitweise von einem anderen Land aus arbeiten. Diese sogenannte Workation, also die Kombination aus Urlaubsort und Arbeitszeit, klingt attraktiv und ist technisch leicht umzusetzen. Doch wer als Arbeitgeber vorschnell zustimmt, riskiert mehr als nur ein paar organisatorische Probleme. Merke: Workation ist kein Urlaub, sondern reguläre Arbeitszeit mit allen Pflichten in den Bereichen Steuerrecht, Sozialversicherung und Arbeitsrecht.

Sobald ein Mitarbeiter im Ausland tätig ist, wird der ausländische Staat zum möglichen Mitspieler. Der deutsche Arbeitsvertrag verliert nicht seine Gültigkeit, wird aber teilweise durch lokale Steuer-, Sozial- und Arbeitsgesetze überlagert. Je nach Land, Dauer und Tätigkeit kann das erhebliche Folgen haben. Es gilt, in den relevanten Rechtsbereichen wichtige Dinge zu beachten:

Lohnsteuer

Wird mehr als 183 Tage im Jahr im Ausland gearbeitet oder liegt der wirtschaftliche Schwerpunkt der Tätigkeit im Ausland, kann dort die Lohnsteuer fällig werden. Selbst wenn Doppelbesteuerungsabkommen gelten, müssen die Voraussetzungen eindeutig erfüllt und dokumentiert sein. Ohne saubere Nachweise kann es zu Nachforderungen oder Ermittlungen kommen.

Sozialversicherung

Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz bleibt die Sozialversicherungspflicht in Deutschland bestehen, allerdings nur mit einer gültigen und vorab beantragten A1-Bescheinigung. In Drittstaaten ist die Lage komplizierter. Besteht kein bilaterales Abkommen, drohen Doppelbeiträge oder ein vollständiger Verlust des Versicherungsschutzes.

Arbeitsrecht und Arbeitsschutz

Kündigungsfristen, Ruhezeiten und Arbeitsschutzvorgaben – all das kann im Ausland anders geregelt sein. Die rechtliche Verantwortung bleibt trotzdem beim deutschen Arbeitgeber. Wer keine geeignete Risikobewertung vornimmt, kann unabsichtlich gesetzliche Vorschriften verletzen.

Visum und Aufenthaltsrecht

In vielen Ländern ist Arbeiten mit einem Touristenvisum illegal, auch bei nur wenigen Tagen Aufenthalt. Das betrifft nicht nur Fernziele wie die USA oder Thailand, sondern teils auch europäische Nachbarn. Bei Verstößen drohen ernsthafte Konsequenzen bis hin zu Einreisesperren.

Klare Prozesse statt Einzelabsprachen

Workation lässt sich durchaus ermöglichen, aber nicht durch spontane Entscheidungen oder informelle Freigaben. Was gebraucht wird, ist ein verbindlicher interner Prozess mit klaren Vorgaben:

• Welche Länder und Zeiträume sind zulässig?
• Wer muss was beantragen (A1, Visum)?
• Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (z. B. Datenschutz, VPN)?
• Welche Nachweise sind zu erbringen?
• Wer prüft die rechtlichen Rahmenbedingungen?

Außerdem sollte jede Workation durch eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden. Diese sollte unter anderem Haftungsfragen, Arbeitszeiten, Kommunikationspflichten und steuerliche Hinweise abdecken. Die Abstimmung mit dem Steuerberater oder Lohnabrechnungsdienstleister ist dabei Pflicht.

Was können Personalverantwortliche tun?

Auch wenn Workation noch kein Massenphänomen ist, wird das Thema vor allem bei jüngeren Fachkräften weiter an Attraktivität gewinnen. Wer frühzeitig reagiert und saubere Prozesse aufsetzt, sichert sich nicht nur rechtlich ab, sondern positioniert sich auch als moderner Arbeitgeber.

Das Wichtigste in Kürze

Workation ist rechtlich keine Spielerei, sondern reguläre Auslandstätigkeit – mit allen Folgen für Steuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Wer rechtzeitig prüft und klare Prozesse etabliert, ist auf der sicheren Seite.

Warum die Ausbildungsvergütung eigenen Regeln folgt

Warum erhalten Auszubildende nicht den gesetzlichen Mindestlohn? Schließlich arbeiten sie doch mit, oft engagiert und zuverlässig. Die Antwort ist rechtlich eindeutig und nachvollziehbar: Die Ausbildung ist kein normales Arbeitsverhältnis, sondern ein Lernverhältnis. Und deshalb gilt hier ein eigenes Vergütungssystem.

Die Ausbildung ist kein klassischer Job

Der gesetzliche Mindestlohn ist im Mindestlohngesetz geregelt und gilt ausschließlich für Beschäftigte mit regulären Arbeitsverhältnissen. Ausbildungsverhältnisse dagegen unterliegen dem Berufsbildungsgesetz, dort ist in § 17 eine separate Vergütungspflicht geregelt.

Im Zentrum steht der Ausbildungszweck: Azubis sollen einen Beruf erlernen und nicht vorrangig produktiv arbeiten. Ihre Aufgaben im Betrieb dienen der Qualifikation, nicht der Gewinnerzielung. Aus diesem Grund sieht das Gesetz eine eigenständige Regelung zur Bezahlung vor, die sich an der Ausbildungsdauer und nicht an Stundenlöhnen orientiert.

Die Mindestausbildungsvergütung

Seit dem 1. Januar 2020 gibt es eine gesetzliche Untergrenze für die Bezahlung von Auszubildenden. Diese Mindestausbildungsvergütung wird jährlich durch das Bundesbildungsministerium angepasst und ist für alle Betriebe verbindlich, unabhängig von Branche oder Tarifbindung.

Für Ausbildungsbeginn im Jahr 2025 gelten folgende Beträge:

• im 1. Ausbildungsjahr: 682 Euro
• im 2. Jahr: 805 Euro
• im 3. Jahr: 921 Euro
• im 4. Jahr: 955 Euro

Die Erhöhungen bauen prozentual auf dem Betrag des ersten Jahres auf: plus 18 Prozent im zweiten, plus 35 Prozent im dritten und plus 40 Prozent im vierten Jahr. Eine Unterschreitung ist rechtlich nicht zulässig, auch nicht durch Einzelvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Ausbildungsvergütung und Mindestlohn im Vergleich

Ein genauer Blick auf die Unterschiede zwischen Mindestlohn und Ausbildungsvergütung hilft, Missverständnisse auszuräumen. Der gesetzliche Mindestlohn ist ein Stundenlohn und gilt ausschließlich für reguläre Arbeitnehmer. Auszubildende erhalten hingegen eine monatlich festgelegte Ausbildungsvergütung, unabhängig von der Anzahl ihrer geleisteten Stunden.

Der Mindestlohn dient in erster Linie der Existenzsicherung, die Ausbildungsvergütung ist hingegen eine finanzielle Unterstützung während der Lern- und Qualifizierungsphase. Auch bei der Festlegung gibt es klare Unterschiede: Der Mindestlohn wird durch eine unabhängige Kommission beschlossen, die Ausbildungsvergütung hingegen per Rechtsverordnung durch das Bundesbildungsministerium festgelegt.

Zudem kennt das Mindestlohngesetz nur wenige Ausnahmen. Die Regelungen zur Ausbildungsvergütung sind dagegen gesetzlich exakt vorgegeben und lassen keinen Spielraum nach unten, auch nicht durch individuelle Vereinbarungen oder betriebliche Regelungen.

Eine sinnvolle Abgrenzung

Der Gesetzgeber verfolgt mit dieser Regelung ein klares Ziel: Die Ausbildung soll kein finanzieller Luxus für Betriebe sein. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollen ausbilden können, ohne allzu hohe Personalkosten fürchten zu müssen. Die Ausbildung verursacht zudem Aufwand: Qualifizierte Fachkräfte müssen Azubis anleiten, es entstehen zusätzliche Material- und Zeitkosten, Berufsschulzeiten reduzieren die Produktivität.

Würde der Mindestlohn greifen, könnten Betriebe die Zahl der Ausbildungsplätze reduzieren oder rein wirtschaftlich vergeben, etwa als kostengünstige Arbeitskraft. Das widerspricht dem Sinn des Ausbildungssystems. Die heutige Regelung schützt damit nicht nur den Azubi, sondern auch die Qualität der beruflichen Bildung.

Was Personalverantwortliche beachten sollten

Die Frage nach dem Mindestlohn taucht nicht nur bei Bewerbern oder Eltern auf, sondern auch bei Betriebsräten oder Prüfungen durch Behörden. Wer hier sicher argumentieren kann, stärkt die Glaubwürdigkeit der eigenen Ausbildungspolitik.

In der Entgeltabrechnung ist Sorgfalt gefragt: Eine falsche Eingruppierung oder eine zu niedrige Ausbildungsvergütung kann bei Betriebsprüfungen durch die Sozialversicherung oder den Zoll zu Nachzahlungen und Sanktionen führen. Auch bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder die IHK wird die Einhaltung der Vorgaben überprüft.

Das Wichtigste in Kürze

Auszubildende erhalten keinen Mindestlohn, weil ihr Beschäftigungsverhältnis rechtlich anders eingeordnet ist. Stattdessen gilt eine eigene Mindestausbildungsvergütung, die jährlich angepasst wird und den Lerncharakter der Ausbildung absichert.