Was jetzt auf Arbeitgeber zukommt

Zum 1. Januar 2026 begann für Arbeitgeber eine neue Ära in der Verarbeitung privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge. Die bisherige Praxis mit Papierbescheinigungen hat ausgedient, nun fließen die relevanten Daten automatisch über das ELStAM-Verfahren. Die ganze Sache hat allerdings gleich mehrere Haken, die man kennen sollte.

Der Paradigmenwechsel

Bislang reichte ein privat krankenversicherter Mitarbeiter seine Beitragsbescheinigung in Papierform ein, der Zuschuss und die steuerliche Berücksichtigung wurden daraufhin manuell in die Lohnsoftware eingepflegt. Seit Jahresbeginn senden die Versicherer diese Meldung direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), in weiteren Schritten gelangen die Beiträge automatisiert als ELStAM-Merkmale in die Lohnabrechnungssyteme. So weit, so digital. Doch ganz so einfach ist es nicht.

Widerspruchsrecht mit steuerlichen Folgen

Betroffene Mitarbeiter haben das Recht, der elektronischen Datenübermittlung durch ihre PKV zu widersprechen. In diesem Fall werden keine ELStAM-Merkmale bereitgestellt. Das hat spürbare Konsequenzen, denn ohne digitale PKV-Daten darf der Arbeitgeber keine steuerfreien Zuschüsse zahlen, auch wenn eine Papierbescheinigung vorliegt. Der Zuschuss muss folglich steuer- und gegebenenfalls beitragspflichtig behandelt werden. Die jeweiligen Mitarbeiter verlieren somit monatlich spürbar Nettoentgelt, eine Korrektur ist nur über die spätere Steuererklärung möglich.

Arbeitgeber müssen über diesen Sachverhalt proaktiv aufklären, um spätere Konflikte und Nachteile zu vermeiden.

Zwei Stolperfallen

Falsche Beitragsbasis

Manche Versicherer melden die Beiträge inklusive Zusatzbausteinen wie Chefarztbehandlung, obwohl nur die Basisversicherung zuschussfähig ist. Aus dem gemeldeten Betrag gehen diese Dinge nicht hervor, sodass manuelle Überprüfungen unabdingbar sind, um falsche Berechnungen des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses zu vermeiden. Gegebenenfalls muss die Änderung der gemeldeten ELStAM-Daten veranlasst werden.

Rundungsprobleme

Das Bundeszentralamt für Steuern rundet die Beträge auf volle Euro. Bei mehreren Komponenten kann das zu spürbaren Differenzen führen und damit zu Abweichungen in der Lohnabrechnung.

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Das neue Verfahren gilt nicht immer. Vielmehr gibt es wichtige Ausnahmen, die Sie kennen sollten:

Technische Probleme bei Versicherern

In diesen Fällen darf bis Ende 2027 noch mit Papierbescheinigungen gearbeitet werden.

Achtung: Ein Widerspruch des Mitarbeiters zählt nicht als technisches Problem!

Ausländische PKV-Anbieter

Diese bleiben vom elektronischen Verfahren ausgeschlossen, es gelten weiterhin manuelle Abläufe über Papier.

Diese Regelungen machen aus dem neuen digitalen Verfahren auf Sicht ein Doppelverfahren, denn es müssen letztlich aufgrund der Ausnahme- und Übergangsregelungen zwei Verfahren parallel betreut werden; das Papier lebt also vorerst weiter.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

• Gerade für Firmen mit ausgelagerter Payroll ergeben sich jetzt klare To-dos:
• Kontrollieren Sie manuell und gehen Sie Zweifelsfällen nach
• Passen Sie Ihre Prozesse mit dem Dienstleister an
• Legen Sie Verantwortlichkeiten bei fehlerhaften Datensätzen fest
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, vor allem über die Folgen eines Widerspruchs
• Definieren Sie die Rückmelde- und Korrekturwege klar

Was gilt bei Krankheit und Beschäftigungsverbot?

Auch bei erkrankten Minijobbern sind die Arbeitgeber zur Fortzahlung des regulären Verdienstes verpflichtet, inklusive der vereinbarten Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge). Dabei spielt es keine Rolle, ob die Zuschläge im Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag festgelegt wurden. Ähnlich verhält es sich beim Beschäftigungsverbot für schwangere Frauen.

Wird ein Minijobber krank, greift das Entgeltfortzahlungsgesetz, sofern das Beschäftigungsverhältnis mindestens vier Wochen besteht. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht dann für maximal sechs Wochen.

Kommt es hingegen während der Schwangerschaft einer Mitarbeiterin zu einem ärztlichen Beschäftigungsverbot, muss der Arbeitgeber deren Gehalt sogar für die gesamte Dauer des Verbots zahlen, auch wenn diese sechs Wochen übersteigt.

In beiden Fällen müssen auch regelmäßige SFN-Zuschläge berücksichtigt werden, falls diese arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart wurden.

Steuer- und Beitragsrecht

Normalerweise sind SFN-Zuschläge im Minijob steuer- und beitragsfrei, solange bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Im Rahmen von Ausfallzeiten kann das allerdings problematisch werden, denn der Steuer-und SV-Vorteil entfällt bei Fortzahlung der Zuschläge ohne Erbringung einer tatsächlichen Arbeitsleistung.

Werden SFN-Zuschläge während Krankheit oder Beschäftigungsverbot weitergezahlt, sind sie folglich steuer- und beitragspflichtig. Außerdem erhöhen sie den Gesamtverdienst, was zur Überschreitungen der 603-Euro-Grenze für geringfügig Beschäftigte führen kann. Der Minijob-Status bleibt in diesen Fällen dennoch erhalten, die Arbeitgeber müssen lediglich die üblichen Pauschalabgaben auf den vollen (nun höheren) Verdienst abführen.

Erstattung möglich

Arbeitgeber bleiben mit den Kosten für Entgeltfortzahlung nicht allein. Über das Umlageverfahren können sie sich die Aufwendungen ganz oder teilweise erstatten lassen. Bei Krankheit greift die Umlage U1, hier gibt es bis zu 80 % der fortgezahlten Entgelte zurück. Bei Mutterschaft übernimmt die Umlage U2 100 % der Kosten.

Auch die fortgezahlten SFN-Zuschläge sind erstattungsfähig, selbst wenn sie steuerpflichtig werden.

Die Ausnahmen kennen und korrekt anwenden

Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro brutto pro Stunde, 2027 wird er auf 14,60 Euro steigen. Allerdings gilt diese gesetzliche Regelung nicht bei allen Beschäftigungsverhältnissen, insbesondere zehn Personengruppen sind ausgenommen. Diese sollte man kennen, um im Zweifelsfall Fehler zu vermeiden.

Der Gesetzgeber hat im Mindestlohngesetz (§ 22) definiert, für wen der gesetzliche Mindestlohn nicht gilt. Diese Ausnahmen betreffen nicht nur spezielle Einsatzfelder, sondern auch bestimmte Alters- oder Ausbildungsgruppen. Wir nennen Ihnen nachfolgend die wichtigsten Ausnahmefälle.

Auszubildende: Kein Mindestlohn, aber Mindestvergütung

Für Auszubildende im Sinne des Berufsbildungsgesetzes gilt nicht das Mindestlohngesetz, sondern eine eigene Regelung zur Mindestvergütung. Diese ist ebenfalls gesetzlich gestaffelt, liegt aber in der Regel unter dem allgemeinen Mindestlohn. Diese Ausnahme wirft im Alltag kaum Fragen auf, solange korrekt zwischen Ausbildung und regulärer Beschäftigung unterschieden wird.

Minderjährige ohne Berufsausbildung

Junge Menschen unter 18 Jahren und ohne abgeschlossene Berufsausbildung haben keinen Anspruch auf Mindestlohn. Die Regelung soll junge Menschen motivieren, zunächst eine Ausbildung zu absolvieren. Entscheidend für die Abrechnung ist also nicht nur das Alter, sondern auch der Ausbildungsstatus.

Ehrenamtliche Tätigkeiten

Ehrenamtliche, die lediglich eine Aufwandsentschädigung erhalten oder unentgeltlich tätig sind, fallen nicht unter das Mindestlohngesetz. Da es sich nicht um ein reguläres Arbeitsverhältnis handelt, greift hier keine Lohnuntergrenze.

Langzeitarbeitslose

Arbeitgeber dürfen in den ersten sechs Monaten nach der Einstellung von Langzeitarbeitslosen vom Mindestlohn abweichen, wenn die Betroffenen zuvor mindestens ein Jahr arbeitslos gemeldet waren. In der Praxis wird diese Ausnahme kaum genutzt, doch sie existiert und kann in bestimmten Konstellationen relevant sein.

Praktikanten: Ausnahmen mit Stolperfallen

Gerade bei Praktika ist Vorsicht geboten. Pflichtpraktika, Orientierungspraktika bis drei Monate sowie freiwillige studienbegleitende Praktika unter drei Monaten sind vom Mindestlohn ausgenommen.

Doch Achtung: Sobald die Grenze von drei Monaten überschritten wird (auch durch Vertragsverlängerung), besteht rückwirkend ab dem ersten Tag Anspruch auf den Mindestlohn. Deshalb sollten Dauer und Ziel des Praktikums stets eindeutig dokumentiert werden.

Freiwilligendienste

Wer sich im Bundesfreiwilligendienst oder in einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr engagiert, hat keinen Anspruch auf Mindestlohn. Die Teilnehmer erhalten stattdessen ein Taschengeld, das gesetzlich gedeckelt ist. Diese Dienste sind keine regulären Arbeitsverhältnisse und auch sozialversicherungsrechtlich besonders zu behandeln.

Maßnahmen nach SGB II oder III

Teilnehmer an Qualifizierungsmaßnahmen, Aktivierungsmaßnahmen oder ähnlichen Programmen nach dem Sozialgesetzbuch II oder III haben keinen Anspruch auf Mindestlohn. Ihre Vergütung folgt speziellen Regelwerken.

Heimarbeiter

Heimarbeiter im Sinne des Heimarbeitsgesetzes unterliegen nicht dem Mindestlohngesetz. Für sie gelten eigene Vergütungssätze, die regelmäßig durch Heimarbeitsausschüsse festgelegt werden.

Hinweis: Heimarbeit ist nicht gleich Homeoffice. Wer fest angestellt von zu Hause arbeitet, hat selbstverständlich Anspruch auf den Mindestlohn.

Selbstständige

Freie Mitarbeiter und Selbstständige fallen nicht unter das Mindestlohngesetz. Die Grenze zur Scheinselbstständigkeit ist jedoch fließend. Wird im Nachhinein festgestellt, dass tatsächlich ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorlag, sind alle Lohnansprüche nachzuzahlen, inklusive Mindestlohn.

Strafgefangene

Wer während einer Haftzeit arbeitet, erhält keine Vergütung nach Mindestlohngesetz. Die Entlohnung richtet sich hier nach dem Strafvollzugsgesetz.

Was gilt, was ändert sich?

Die Integration schwerbehinderter Menschen in den Arbeitsmarkt ist finanziell sanktioniert, wenn Unternehmen nicht mitziehen. Seit 2025 steigen die Sätze der sogenannten Ausgleichsabgabe deutlich. Personalabteilungen sollten die Neuregelungen deshalb genau kennen und strukturelle Schwachstellen frühzeitig beheben.

Wer ist betroffen?

Alle Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind gesetzlich verpflichtet, einen bestimmten Anteil ihrer Stellen mit schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen zu besetzen. Die Pflichtquote liegt ab 60 Arbeitsplätzen bei 5 %. Kleinere Unternehmen haben abgestufte Vorgaben.

Maßgeblich ist der Jahresdurchschnitt aller Arbeitsplätze. Es fließen auch Teilzeitkräfte, befristet Beschäftigte und Leiharbeitnehmer ein. Für viele Unternehmen ergibt sich daraus mindestens ein sogenannter Pflichtarbeitsplatz.

Die Ausgleichsabgabe

Wird diese Beschäftigungspflicht nicht erfüllt, wird für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine monatliche Abgabe fällig. Diese wird jeweils rückwirkend zum 31. März des Folgejahres berechnet. Grundlage ist die Anzeige, die bis zu diesem Stichtag bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden muss.

Was seit 2025 neu ist

Mit dem neuen Gesetz zur Förderung eines inklusiven Arbeitsmarkts werden die Abgabensätze erneut angehoben. Vor allem für Unternehmen, die gar keine schwerbehinderten Menschen beschäftigen, wird es spürbar teurer:

• Beschäftigungsquote unter 2 %: 360 bis 405 Euro pro unbesetztem Platz
• Keine einzige schwerbehinderte Person beschäftigt: bis zu 815 Euro monatlich pro Platz

Wo es in der Praxis hakt

Wir listen Ihnen hier die vier häufigsten Fehler in der Praxis auf.

Fehlende Datenintegration

Schwerbehinderungen werden im System nicht korrekt erfasst. Manchmal verhindern auch interne Sperrvermerke die Auswertung.

Unvollständige Berechnungsbasis

Teilzeitbeschäftigte und Leiharbeiter fehlen in der Zählung, die Quote wird falsch ermittelt.

Meldung zu spät oder lückenhaft

Wird die Anzeige nicht fristgerecht zum 31. März einreicht, sind Sanktionen möglich.

Unklare Verantwortlichkeiten

Oft ist nicht eindeutig geregelt, wer für die korrekte Meldung zuständig ist.

Aufgaben für Personalverantwortliche

Die Erhöhung der Abgabe ist keine Überraschung, aber ein Weckruf. Die folgenden Maßnahmen sind für Personalabteilungen empfehlenswert:

Eigene Kontrollmechanismen etablieren

Pflichtplätze, Quoten und mögliche Abgaben sollten intern unabhängig geprüft werden.

Datenflüsse klären

Wie und wo werden Informationen zur Schwerbehinderung oder Gleichstellung systemseitig verarbeitet? Gelangen diese sicher zur Agentur für Arbeit?

Personalgewinnung strategisch ausrichten

Es sollte geprüft werden, welche offenen Stellen für schwerbehinderte Bewerber geeignet wären – und wie diese gezielt angesprochen werden können.

Externe Unterstützung nutzen

Integrationsämter, Vermittlungsdienste oder Inklusionsunternehmen bieten nicht nur Hilfe bei der Personalsuche, sondern auch Zugang zu Fördermitteln.