Neue Pflicht zur Empfängerprüfung bei SEPA-Zahlungen

Unternehmen müssen handeln

Ab dem 9. Oktober 2025 wird es ernst: Mit der verpflichtenden Einführung der "Verification of Payee" (VoP) wird jede SEPA-Zahlung einer automatischen Empfängerprüfung unterzogen. Ziel ist der Schutz vor Fehlüberweisungen, doch für Unternehmen bringt die Neuerung erhebliche organisatorische Herausforderungen mit sich. Die Lohnabrechnung ist besonders betroffen, denn schon kleinste Abweichungen zwischen Name und IBAN können künftig zu Zahlungsverzögerungen oder sogar Rückläufern führen.

Was ist VoP genau – und wie funktioniert sie?

VoP bedeutet: Der Zahlungsdienstleister prüft bei jeder SEPA-Überweisung, ob der angegebene Empfängername zur IBAN passt. Diese Pflicht gilt EU- und EWR-weit. Die Rückmeldung erfolgt in drei Stufen:

Grün: Alles passt, Zahlung problemlos möglich.

Gelb: Leichte Abweichungen (z. B. bei Schreibweisen oder Sonderzeichen).

Rot: Kein Bezug zwischen Name und IBAN – ein „No Match“.

Zwar lassen sich Zahlungen bei gelber oder roter Rückmeldung weiterhin ausführen, doch die Haftung geht in diesen Fällen auf den Absender über. Für Unternehmen bedeutet das: Jeder Flüchtigkeitsfehler bei Empfängerdaten kann zum echten Risiko werden.

Konsequenzen für die Lohnabrechnung

In kaum einem Bereich ist die Datenqualität so entscheidend wie in der Lohnabrechnung. Mit der neuen VoP-Pflicht steigen die Anforderungen weiter:

1. Gehaltszahlungen: Ein falsch geschriebener Nachname oder ein vergessener Zusatz kann ausreichen, um eine Zahlung zu verzögern oder zurückzubekommen.
2. Krankenkassen und Behörden: Kassenbezeichnungen oder Finanzamtsdaten müssen exakt hinterlegt sei, inklusive eventueller Namenszusätze oder korrekter Groß-/Kleinschreibung.
3. Betriebliche Sonderleistungen: Auch bei Prämien oder Boni gelten dieselben Regeln, ungenaue Daten führen zur Störung der Auszahlung.

Gerade bei Massenzahlungen oder engen Zeitplänen kann ein „No Match“ zu unnötigem Aufwand und Kosten führen.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Die Umstellung auf VoP-konforme Abläufe ist eine organisatorische Aufgabe. Wer diese fünf Maßnahmen durchführt, vermeidet Stress:

• Zahlungsvorlagen prüfen
  Alle gespeicherten Empfängerdaten in Payroll-, ERP- und Banking-Systemen müssen standardisiert und bereinigt werden.
• Namenskonventionen definieren
  Einheitliche Schreibweisen für Mitarbeiter, Krankenkassen und Behörden sorgen für Klarheit.
• Behördendaten im Fokus
  Insbesondere Finanzämter, SV-Träger und Berufsgenossenschaften sollten mit ihren offiziellen Bezeichnungen gepflegt sein.
• Sammelzahlungen organisieren
  Auch wenn VoP bei Sammelüberweisungen (noch) nicht verpflichtend ist, empfiehlt sich eine sorgfältige Prüfung.
• Ampelmeldungen dokumentieren
  Jede gelbe oder rote Rückmeldung sollte analysiert und archiviert werde, auch zur Absicherung im Haftungsfall.
  
  

Datensicherheit vs. Flexibilität: Was sich jetzt ändert

Bislang konnten kleinere Ungenauigkeiten im Zahlungsverkehr toleriert werden. Mit der VoP-Pflicht ist damit Schluss. Der Fokus verlagert sich klar in Richtung Qualitätssicherung, auch im Bereich der Lohnabrechnung. Wer Prozesse und Systeme rasch auf diese neue Realität vorbereitet, gewinnt Sicherheit und Effizienz.

Für viele Unternehmen ist das auch eine Chance: Die saubere Pflege von Empfängerdaten verbessert nicht nur die Payroll, sondern stärkt die gesamte Zahlungsinfrastruktur.

Das Wichtigste in Kürze

Ab 9. Oktober 2025 wird die Empfängerprüfung bei SEPA-Zahlungen verpflichtend. Wer schon jetzt seine Daten bereinigt und Prozesse VoP-konform gestaltet, vermeidet spätere Probleme und Haftungsrisiken.