Haftungsrisiken bei Mehrfachbeschäftigung, Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027...

Immer mehr Menschen gehen gleichzeitig mehreren Beschäftigungen nach. Zuletzt waren es laut Statistischem Bundesamt über 3,5 Millionen Arbeitnehmer, Tendenz weiter steigend. Für die deutsche Lohnabrechnung ist Mehrfachbeschäftigung folglich schon lange kein Randthema mehr. Dennoch lohnt sich ein näherer Blick auf die konkreten Handlungsnotwendigkeiten in den einzelnen Bereichen der Lohnabrechnung:

Lohnsteuer

Der Beschäftigte legt fest, welches Beschäftigungsverhältnis als Hauptarbeitsverhältnis geführt wird. Dort erfolgt der Lohnsteuerabzug nach den regulären ELStAM und der persönlichen Steuerklasse. Für jedes weitere gleichzeitig bestehende Beschäftigungsverhältnis gilt grundsätzlich die Steuerklasse VI. Werden die steuerlichen Freibeträge im Hauptarbeitsverhältnis nicht vollständig ausgeschöpft, kann beim Finanzamt beantragt werden, einen entsprechenden Freibetrag bei einem Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigen. Im Hauptarbeitsverhältnis wird dann ein entsprechender Hinzurechnungsbetrag angesetzt.

Sozialversicherung

Alle sozialversicherungspflichtigen Entgelte aus parallelen Beschäftigungen werden zusammengerechnet. Bleibt die Summe unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen in der Kranken- und Pflegeversicherung bzw. in der Renten- und Arbeitslosenversicherung, rechnet jeder Arbeitgeber normal ab. Wird die Grenze gemeinsam überschritten, werden die beitragspflichtigen Entgelte anteilig begrenzt. Koordiniert wird das über die Krankenkasse. Auf (mögliche) Anforderung der Krankenkasse gibt jeder Arbeitgeber eine GKV-Monatsmeldung (Meldegrund 58) ab.

Der Knackpunkt

Jeder Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, alle seine Beschäftigungen jedem Arbeitgeber schriftlich anzugeben. Unterbleibt dies, haftet am Ende der Arbeitgeber für falsch berechnete Beiträge, auch ohne Kenntnis. Deshalb empfiehlt sich eine schriftliche Erklärung bei Eintritt des Beschäftigten, die jährlich aktualisiert werden sollte.

Achtung bei Minijobs

Neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung kann ein Minijob mit Verdienstgrenze als Minijob bestehen bleiben. Der zweite und jeder weitere Minijob wird mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und ist grundsätzlich in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versicherungspflichtig, in der Arbeitslosenversicherung bleibt er versicherungsfrei. Mehrere Minijobs ohne versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung werden zusammengerechnet. Übersteigt der regelmäßige Gesamtverdienst die Geringfügigkeitsgrenze von 603 Euro monatlich (2026), liegen grundsätzlich keine Minijobs mehr vor.

Krankheit, Urlaub, Jahresausgleich

Die Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung ist für jedes Beschäftigungsverhältnis gesondert zu beurteilen. Auch Urlaubsansprüche entstehen grundsätzlich aus jedem Arbeitsverhältnis eigenständig. Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich kommt grundsätzlich nur im Hauptarbeitsverhältnis in Betracht, für ein mit Steuerklasse VI abgerechnetes Dienstverhältnis ist er ausgeschlossen. Beim Zuschuss zum Mutterschaftsgeld werden die Arbeitsentgelte aus allen Beschäftigungsverhältnissen berücksichtigt, die Arbeitgeber tragen den Zuschuss anteilig.

Das Wichtigste in Kürze

Eine Mehrfachbeschäftigung erfordert besondere Aufmerksamkeit in der Lohnabrechnung. Entscheidend sind die korrekte SV-rechtliche Beurteilung und ggf. die Zusammenrechnung der Entgelte. Arbeitgeber sollten sich weitere Beschäftigungen schriftlich mitteilen lassen und Änderungen unverzüglich abfragen. Eine sorgfältige Dokumentation ist im Fall einer späteren Prüfung wichtig.

Stand der Regelung

Arbeitgeber sind zur Führung bestimmter Entgeltangaben verpflichtet und dazu, begleitende Entgeltunterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Dazu gehören beispielsweise Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder -pflicht, bestimmte Unterlagen bei Entsendungen, Anträge zur Rentenversicherung bei geringfügig Beschäftigten, Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren, Nachweise nach dem Nachweisgesetz sowie bestimmte Erklärungen geringfügig Beschäftigter zu weiteren Beschäftigungen.

Die elektronische Führung dieser Unterlagen ist grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022 vorgeschrieben. Arbeitgeber konnten sich bislang jedoch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026.

Wurde eine solche Befreiung erteilt, müssen neue Tatbestände und Ereignisse spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch dokumentiert werden. Eine rückwirkende Digitalisierung der während der Befreiung entstandenen Unterlagen ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Elektronische Entgeltunterlagen und elektronische Betriebsprüfung

Eng verbunden mit der Digitalisierung der Entgeltunterlagen ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Beide Verfahren sollten jedoch voneinander unterschieden werden.

Bei der euBP werden die für die Betriebsprüfung erforderlichen strukturierten Daten elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Für die Entgeltabrechnung besteht diese Verpflichtung grundsätzlich seit 2023, für Daten der Finanzbuchhaltung seit 2025. Auch hier ist für Prüfzeiträume bis Ende 2026 noch eine Befreiung möglich. Ab 2027 entfällt diese Möglichkeit.

Die elektronischen Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind dagegen die Dokumente und Nachweise, welche die Abrechnung und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung nachvollziehbar machen. Sie müssen elektronisch vorgehalten und im Prüfungsfall entsprechend den vorgegebenen Anforderungen bereitgestellt werden.

Digitalisierung allein genügt nicht

Papierdokumente können grundsätzlich eingescannt und elektronisch vorgehalten werden. Entscheidend ist jedoch, dass die elektronische Unterlage die technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllt. Bei einer Anforderung muss jede Unterlage in einer separaten Datei zur Verfügung gestellt werden. Zwei oder mehr unterschiedliche Unterlagen in einer Datei sind nicht zulässig. Der Inhalt muss vollständig lesbar sowie orts- und systemunabhängig darstellbar sein.

Zulässig sind insbesondere PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten jpeg, bmp, png und tiff.

Außerdem muss die Unterlage eindeutig identifizierbar sein. Die Sozialversicherungsträger sehen hierfür beispielsweise einen sprechenden Dateinamen vor, aus dem Dokumentart sowie personelle und zeitliche Zuordnung hervorgehen. Alternativ kann die Zuordnung über andere geeignete Beschreibungen oder Verzeichnisse erfolgen. Ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem schreibt die BVV dagegen nicht vor. Entscheidend ist, dass die Unterlagen vollständig, lesbar, eindeutig zuordenbar und im Prüfungsfall ohne unnötigen Aufwand verfügbar sind.

Bei Unterlagen mit gesetzlichem Schriftformerfordernis sind besondere Signaturanforderungen zu beachten. Andernfalls muss das unterschriebene Papieroriginal zusätzlich aufbewahrt werden.

Das Wichtigste in Kürze

Ab 2027 müssen relevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt und im Prüfungsfall eindeutig zugeordnet und separat bereitgestellt werden. Auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) ist eine Befreiung dann nicht mehr möglich.

Bis die neuen Regeln gelten, bleibt jedoch alles beim Alten. Bei vorübergehenden grenzüberschreitenden Tätigkeiten innerhalb des geltenden A1-Regelungsbereichs ist die A1-Bescheinigung also weiterhin nach den bisherigen Vorschriften zu beantragen.

Wo steht das Verfahren?

Nach jahrelangen Verhandlungen erzielten Rat und Europäisches Parlament im April 2026 eine politische Einigung über die Reform der europäischen Sozialversicherungskoordinierung. Das Europäische Parlament hat den vereinbarten Text am 7. Juli 2026 in erster Lesung angenommen, die förmliche Annahme durch den Rat und die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union stehen noch aus.

Die für Arbeitgeber besonders wichtigen Neuregelungen zu Entsendungen und vorheriger A1-Meldung sollen erst 24 Monate nach Inkrafttreten der Änderungsverordnung angewendet werden. Bis dahin gilt das bisherige Recht weiter.

Was ändert sich bei Geschäftsreisen?

Künftig sollen zwei unterschiedliche Ausnahmen von der vorherigen A1-Meldung gelten.

Die erste betrifft echte Geschäftsreisen. Darunter fallen zeitlich begrenzte Tätigkeiten im geschäftlichen Interesse des Arbeitgebers, bei denen im Ausland keine Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden. Dazu können beispielsweise Meetings, Konferenzen, Seminare oder Schulungen gehören. Für solche Geschäftsreisen soll die vorherige A1-Meldung entfallen.

Daneben soll eine Ausnahme für andere kurzfristige Auslandstätigkeiten gelten, wenn sie höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb eines Zeitraums von 30 aufeinanderfolgenden Tagen dauern. Diese Drei-Tage-Ausnahme gilt jedoch nicht für Tätigkeiten im Baugewerbe.

Eine Geschäftsreise und ein kurzfristiger Arbeitseinsatz sind nicht dasselbe. Wer lediglich an einem Meeting oder einer Schulung teilnimmt, kann unter die Geschäftsreise-Ausnahme fallen. Dienstleistungen direkt beim Kunden fallen hingegen evtl. nicht unter die Drei-Tage-Ausnahme.

Welche Voraussetzungen für Entsendungen gelten künftig?

Während bestimmte Kurzaufenthalte erleichtert werden, verschärft die Reform die Voraussetzungen für klassische Entsendungen. Beschäftigte müssen künftig grundsätzlich bereits mindestens drei Monate vor Beginn der Entsendung dem Sozialversicherungssystem des Entsendestaates unterlegen haben. Damit sollen insbesondere Konstruktionen erschwert werden, bei denen Arbeitnehmer nur kurzfristig in einem Mitgliedstaat versichert werden, um sie unmittelbar anschließend in einen anderen Staat zu entsenden.

Die maximale Entsendungsdauer von grundsätzlich 24 Monaten bleibt bestehen. Neu ist unter anderem eine grundsätzlich vorgesehene Unterbrechungszeit von zwei Monaten, bevor dieselbe Person erneut in denselben Mitgliedstaat entsandt werden kann, wenn die maximale Entsendungsdauer ausgeschöpft wurde.

Was gilt für EWR, Schweiz und Vereinigtes Königreich?

Die Reform ändert zunächst die EU-Verordnungen zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit. Der Text ist auch für den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz relevant, die praktische Anwendung der neuen Regeln dort richtet sich jedoch nach den jeweiligen Abkommen und deren Anpassung.

Für das Vereinigte Königreich gelten seit dem Brexit eigene Koordinierungsregelungen. Es sollte deshalb nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass die neuen EU-Ausnahmen dort automatisch ebenfalls gelten.

Was gilt als Minijob?

Bei einem Minijob mit Verdienstgrenze darf das regelmäßige Arbeitsentgelt durchschnittlich höchstens 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich betragen (2026).

In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ist ein solcher Minijob grundsätzlich versicherungsfrei. In der Rentenversicherung besteht dagegen grundsätzlich Versicherungspflicht. Bei einem gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber einen Pauschalbeitrag von 15 Prozent zur Rentenversicherung. Der Minijobber trägt grundsätzlich die Differenz zum allgemeinen Rentenversicherungsbeitrag von 18,6 Prozent und damit regelmäßig 3,6 Prozent. Er kann sich auf Antrag von dieser Versicherungspflicht befreien lassen.

Rentner vor der Regelaltersgrenze

Hat eine Rentnerin oder ein Rentner die individuelle Regelaltersgrenze noch nicht erreicht, besteht im Minijob grundsätzlich Rentenversicherungspflicht. Dies gilt auch bei Bezug einer vorgezogenen Altersrente als Voll- oder Teilrente. Soll der Eigenanteil zur Rentenversicherung entfallen, kann der Minijobber eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen. Dies gilt für Rentner im Minijob genauso wie für alle anderen geringfügig Beschäftigten.

Seit dem 1. Juli 2026 gibt es dabei eine wichtige Neuerung. Minijobber können eine bereits erklärte Befreiung einmalig für die Zukunft wieder aufheben. Der Antrag kann schriftlich oder elektronisch gegenüber dem Arbeitgeber gestellt werden. Die Aufhebung wirkt ab dem Monat, der auf den Monat der Antragstellung folgt. Eine rückwirkende Aufhebung ist nicht möglich.

Altersvollrentner nach Erreichen der Regelaltersgrenze

Bezieher einer Altersvollrente sind nach Erreichen der Regelaltersgrenze grundsätzlich rentenversicherungsfrei und zahlen daher keinen eigenen Rentenversicherungsbeitrag mehr. Bei einem gewerblichen Minijob führt der Arbeitgeber jedoch weiterhin den pauschalen Rentenversicherungsbeitrag von 15 Prozent ab.

Der Rentner kann allerdings auf diese Versicherungsfreiheit verzichten und damit wieder Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung zahlen. Bei einem gewerblichen Minijob beträgt der Eigenanteil regelmäßig 3,6 Prozent. Dadurch wirkt sich auch der Arbeitgeberanteil rentensteigernd aus. Der Verzicht wird schriftlich oder elektronisch gegenüber dem Arbeitgeber erklärt, gilt nur für die Zukunft und bleibt für die Dauer der Beschäftigung bindend. Die zusätzlichen Beiträge erhöhen die Rente im Rahmen der jährlichen Rentenanpassung zum 1. Juli.

Bezieht der Beschäftigte lediglich eine Teilrente, gelten andere Regeln. Teilrentner bleiben grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, auch nach Erreichen der Regelaltersgrenze.

Häufiger Fehler

Fehler entstehen häufig, wenn sich der Rentenstatus eines Beschäftigten ändert und diese Information die Lohnabrechnung nicht oder zu spät erreicht. Besonders das Erreichen der Regelaltersgrenze kann Auswirkungen auf die rentenversicherungsrechtliche Behandlung des Minijobs haben.

Die Personalabteilung sollte deshalb Rentenart und Regelaltersgrenze bereits bei Eintritt erfassen, entsprechende Nachweise dokumentieren und relevante Änderungen rechtzeitig an den Lohnservice-Anbieter weitergeben. Andernfalls drohen fehlerhafte Abrechnungen, rückwirkende Korrekturen und die Erstattung zu Unrecht einbehaltener Beiträge.

Das Wichtigste in Kürze

Vor der Regelaltersgrenze sind Rentner im Minijob grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, danach sind Bezieher einer Altersvollrente grundsätzlich versicherungsfrei. Entscheidend für eine korrekte Abrechnung sind daher Rentenart, Regelaltersgrenze und die rechtzeitige Weitergabe dieser Informationen an den Payroll-Anbieter.