Achtung Betriebsprüfung

Diese Fehler können teuer werden

Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen in Unternehmen führen regelmäßig zu teilweise hohen Nachzahlungen, bereits kleine Formfehler oder lückenhafte Unterlagen können ernsthafte Folgen haben. Bestimmte Dinge werden besonders oft beanstandet – und genau darauf können Betriebe sich effizient vorbereiten.

Viele Beanstandungen entstehen nicht durch falsche Berechnungen, sondern durch fehlende oder unklare Dokumentationen. Besonders oft treten Fehler dort auf, wo gesetzliche Vorgaben zwar bekannt sind, ihre praktische Umsetzung im Alltag aber lückenhaft bleibt. Die folgenden Fehlerquellen gehören zu den häufigsten in der Prüfungspraxis.

Unvollständige oder veraltete Arbeitsverträge
Beispiel: Änderungen zu Arbeitszeiten oder Gehältern werden nur mündlich vereinbart, aber nicht schriftlich dokumentiert.

Lückenhafte oder unklare Arbeitszeiterfassung (z.B. bei Teilzeit und Homeoffice)
Beispiel: Überstunden oder gesetzliche Ruhezeiten können nicht nachvollzogen werden, da keine korrekten Aufzeichnungen vorliegen.

Falsch bewertete Sachzuwendungen (Dienstwagen, Gutscheine etc.)
Beispiel: Tankgutscheine über die 50-Euro-Grenze hinaus werden als steuerfrei behandelt.

Fehlerhafte Zuordnung bei kurzfristiger Beschäftigung, Minijobs oder Praktika
Beispiel: Ein Ferienjob überschreitet die 70-Tage-Grenze, wird aber dennoch versicherungsfrei abgerechnet.

Fehlende Rückmeldungen und Dokumentation zur Vorbeschäftigung
Beispiel: Frühere, im selben Jahr ausgeübte Tätigkeiten werden im Bereich der geringfügigen Beschäftigung nicht berücksichtigt.

Unklare Sozialversicherungspflicht (Geschäftsführer, ausländische Mitarbeiter etc.)
Beispiel: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer wird trotz beherrschendem Einfluss als sozialversicherungspflichtig gemeldet.

Fehlende oder fehlerhafte elektronische Dokumentation
Viele Prüfungen orientieren sich heute an den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Nicht prüfungssichere oder unvollständige Archivierung von Unterlagen führt oft zu schwerwiegenden Beanstandungen.

So machen Sie Ihr Unternehmen prüfungssicher

• Aktualität und Vollständigkeit aller Arbeitsverträge sicherstellen
• Lückenlose, elektronische Arbeitszeiterfassung einführen
• Sachbezüge und Gutscheine immer nach aktueller Rechtslage bewerten
• Beschäftigungsverhältnisse und deren Sozialversicherungsstatus regelmäßig prüfen
• Vorbeschäftigungen und Rückmeldungen bei Minijobs konsequent dokumentieren
• Alle relevanten Unterlagen (z.B. Gehaltsabrechnungen, Verträge, Arbeitszeitnachweise) revisionssicher archivieren
• Regelmäßige interne Audits oder externe Prüfungen zur Selbstkontrolle einplanen
• Sich über neue Gesetzesänderungen und digitale Entwicklungen (z.B. eAU, digitale Lohnschnittstellen) fortlaufend informieren

Hinweis:

Auch wenn Sie die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister ausgelagert haben, bleibt die Verantwortung für korrekte und vollständige Daten beim Unternehmen. Prüfer beanstanden häufig nicht die Abrechnung selbst, sondern fehlende oder verspätet übermittelte Informationen.

Das Wichtigste in Kürze

Schon kleine Formfehler oder unvollständige Unterlagen können bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen zu hohen Nachzahlungen führen. Mit klaren Prozessen, vollständiger Dokumentation und einer regelmäßigen Selbstkontrolle lassen sich die häufigsten Fehlerquellen jedoch leicht vermeiden.

Flexibel, aber nicht ohne Risiko

Kurzfristige Minijobs sind für viele Betriebe ein praktisches Mittel, um saisonale Spitzen oder Personalengpässe schnell und günstig zu überbrücken. Doch das Ganze sollte sorgfältig geprüft werden, denn bei Nichtbeachtung bestimmter Voraussetzungen kann es für den Arbeitgeber am Ende teuer werden.

Wichtige Bedingungen

Kurzfristige Beschäftigungen bleiben nur dann versicherungsfrei, wenn sie:

• von Anfang an zeitlich befristet sind,
• die gesetzlichen Beschäftigungsgrenzen einhalten und
• nicht berufsmäßig ausgeübt werden.
  
  

Dabei werden alle kurzfristigen Einsätze eines Arbeitnehmers im laufenden Kalenderjahr zusammengerechnet.

Die Grenzen liegen bei maximal drei Monaten (90 Kalendertagen) oder alternativ 70 Arbeitstagen im Jahr und dies über alle Arbeitgeber hinweg. Deshalb müssen vor jeder Neueinstellung frühere kurzfristige Beschäftigungen bei den Kandidaten abgefragt und sorgfältig dokumentiert werden. Die Angaben sollten durch einen Einstellungsfragebogen festgehalten und bei einer späteren Prüfung durch die Rentenversicherung vorgelegt werden können.

Berufsmäßigkeit prüfen

Ob eine Tätigkeit als berufsmäßig gilt, hängt von der persönlichen Situation des Mitarbeiters ab. Eine kurzfristige Beschäftigung ist nur dann sozialversicherungsfrei, wenn sie nicht den Lebensunterhalt sichert.

Beispiele:

• Studenten in den Semesterferien gelten in der Regel als nicht berufsmäßig beschäftigt und sind versicherungsfrei.
• Arbeitslose oder Personen ohne weitere Tätigkeit gelten meist als berufsmäßig beschäftigt und sind versicherungspflichtig.
  
  

Typische Fehler vermeiden

Gerade bei Ferienaushilfen, Veranstaltungspersonal oder Saisonkräften schleichen sich besonders oft Fehler ein. Oftmals fehlen der Einstellung genaue Angaben zu früheren Einsätzen und die zeitlichen Fristen werden unbemerkt überschritten. Eine zunächst versicherungsfreie Tätigkeit kann dadurch nachträglich sozialversicherungspflichtig werden, mit allen Folgen für den Arbeitgeber.

Praxistipp

Kurzfristige Beschäftigungen lohnen sich nur dann, wenn sie korrekt abgewickelt werden. Die Grundlage dafür sind vollständige Informationen über Vorbeschäftigungen. Ein standardisierter Einstellungsfragebogen hilft, Fehler zu vermeiden und die Risiken bei Betriebsprüfungen deutlich zu senken.

Das Wichtigste in Kürze

Kurzfristige Aushilfen bleiben nur dann versicherungsfrei, wenn die gesetzlichen Höchstbeschäftigungsgrenzen eingehalten und die Berufsmäßigkeit sorgfältig geprüft werden. Andernfalls drohen hohe Nachzahlungen und weitere Probleme.

Gehaltsbänder im Recruiting: schon jetzt ein Wettbewerbsvorteil

Ab 7. Juni 2026 greift die neue EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz, mit deutlichen Auswirkungen auf HR. Unternehmen ab 100 Mitarbeitern müssen spätestens dann im Rahmen des Recruiting-Prozesses Gehaltsspannen offenlegen. Wer nicht abwartet und frühzeitig Gehaltsbänder einführt, verschafft sich Vorteile beim Kampf um die besten Köpfe auf dem Arbeitsmarkt.

Transparenz wird zur neuen Normalität

Die Richtlinie will Gehaltsunterschiede abbauen und für nachvollziehbare Vergütung sorgen. Bewerber sollen frühzeitig erfahren, welches Gehalt für eine Position vorgesehen ist. Eine konkrete Spanne genügt, um die Vorgabe zu erfüllen. Gleichzeitig rückt auch die interne Gehaltsstruktur in den Fokus: Vergütungsmodelle müssen objektiv, transparent und überprüfbar sein.

Gehaltsbänder bieten Vorteile

Gehaltsbänder setzen eine klare Unter- und Obergrenze für eine bestimmte Position, basierend auf objektiven Kriterien wie Qualifikation, Berufserfahrung und Verantwortung. Anders als starre Tabellen bieten sie Spielraum auf einer fairen und nachvollziehbaren Grundlage.

Ein gut aufgesetztes Gehaltsbandsystem schafft Transparenz, reduziert Rückfragen im Recruiting und stärkt das Vertrauen in die Vergütungspolitik. Die Umsetzung sollte gut dokumentiert, rechtssicher und idealerweise digital erfolgen – etwa über das HR-System oder direkt in der Lohnabrechnung. Auch Ausnahmen und Sonderregelungen lassen sich auf diese Weise sauber abbilden.

Rechtssicherheit trifft Arbeitgeberattraktivität

Wer sich rechtzeitig mit Gehaltsbändern beschäftigt, sorgt nicht nur für rechtliche Klarheit, sondern gewinnt auch im Wettbewerb um Fachkräfte. Klare Gehaltsangaben wirken professionell und selbstbewusst, ein echter Vorteil im
Wettbewerb um die besten Kräfte. Zudem lassen sich interne Unterschiede mithilfe eines transparenten Gehaltssystems besser argumentieren. Das reduziert Konflikte und schützt vor Diskriminierungsvorwürfen.

Nicht warten, sondern gestalten

Die Einführung von Gehaltsbändern mag zunächst wie bürokratischer Mehraufwand wirken, ist allerdings in Wahrheit ein strategisches Werkzeug für moderne Unternehmen. Wer früh startet, sichert sich rechtliche Sicherheit und verschafft sich einen klaren Vorteil auf dem Arbeitsmarkt.

Das Wichtigste in Kürze

Ab Mitte 2026 müssen viele deutsche Unternehmen Gehaltsspannen im Recruiting offenlegen. Wer frühzeitig handelt, gewinnt an Klarheit, Fairness und Attraktivität.