eAU im Ausland

Arbeitsunfähig unter Palmen – rechtssicher handeln

Die Urlaubssaison bringt nicht nur Erholung, sondern auch rechtliche Herausforderungen: Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer im Ausland krank wird? Muss die Krankmeldung vor Ort erfolgen – und wird sie in Deutschland überhaupt anerkannt? Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sind viele HR-Abteilungen bei diesem Thema verunsichert.

eAU und Ausland: Eine klare Abgrenzung

Auch bei einer Erkrankung im Ausland kann der Urlaub unterbrochen und die Zeit als Arbeitsunfähigkeit gewertet werden, sofern die nötigen Nachweise korrekt und rechtzeitig erfolgen. Allerdings muss dazu eine ausländische Bescheinigung im Original vorgelegt werden. Die eAU funktioniert ausschließlich innerhalb Deutschlands und greift nicht bei Auslandsaufenthalten. Wer im Ausland krank wird, muss folglich selbst aktiv werden und die herkömmlichen Nachweispflichten erfüllen.

Verbindliche Vorgaben für betroffene Beschäftigte

1. Die Krankmeldung muss unverzüglich dem Arbeitgeber gemeldet werden – idealerweise telefonisch oder per E-Mail.
2. Innerhalb von drei Werktagen nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit muss eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden. Diese kann zunächst per Scan/E-Mail übermittelt werden, das Original muss jedoch nachgereicht werden.
3. Die Bescheinigung muss zwingend aus dem Aufenthaltsland stammen, also von einem dort zugelassenen Arzt ausgestellt sein.
4. Der Arzt muss klar zwischen einer Krankheit und einer Arbeitsunfähigkeit unterscheiden und letztere explizit bescheinigen.

Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob die Reise privat oder im Rahmen einer Workation stattfindet. Bei Workation-Modellen sind zusätzlich klare arbeitsvertragliche Regelungen und Informationspflichten zu definieren.

Beweiswert ausländischer Bescheinigungen

Nach aktueller Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes (Urteil vom 15. Januar 2025 mit Aktenzeichen 5 AZR 284/24) kommt einer im Ausland ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung grundsätzlich der gleiche Beweiswert wie einer deutschen AU zu, auch bei Bescheinigungen aus Nicht-EU-Ländern. Jedoch kann eine Gesamtschau der Umstände den Beweiswert erschüttern, insbesondere bei auffälligen Mustern wie wiederkehrenden Krankschreibungen im direkten Anschluss an Urlaubszeiten, widersprüchlichem Verhalten wie Reisebuchungen trotz bescheinigtem Reiseverbot oder unverhältnismäßig langen Arbeitsunfähigkeitszeiten ohne Wiedervorstellung beim Arzt.

Konsequenzen bei fehlenden oder unzureichenden Nachweisen

Liegt keine gültige oder anerkannte Krankmeldung vor, wird die Zeit der Krankheit als regulärer Urlaub gewertet, die Urlaubstage werden nicht gutgeschrieben. Dies kann zu erheblichen Konflikten führen und rechtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

• Präventive Information
  Weisen Sie Mitarbeiter vor Urlaubsantritt schriftlich auf die besonderen Meldepflichten bei Auslandserkrankungen hin.
• Checkliste bereitstellen
  Erstellen Sie eine kompakte Übersicht mit den wichtigsten Schritten und Fristen für den Krankheitsfall im Ausland
• Interne Prozesse definieren
  Legen Sie fest, wie mit Original-Bescheinigungen, Übersetzungen und vorläufigen Scans umgegangen wird.
• Workation-Vereinbarungen
  Treffen Sie klare Regelungen zur Erreichbarkeit und zum Umgang mit Krankheitsfällen bei ortsflexiblem Arbeiten.
• Rechtliche Prüfung
  Bei Zweifeln an der Echtheit oder Berechtigung ausländischer Bescheinigungen sollten Sie rechtlichen Rat einholen oder eine Begutachtung durch den Medizinischen Dienst veranlassen.

Das Wichtigste in Kürze

Bei Krankheit im Ausland gilt: Die eAU greift nicht. Es braucht eine ausländische Bescheinigung im Original mit explizitem Nachweis der Arbeitsunfähigkeit – sonst werden Urlaubstage nicht gutgeschrieben. Präventive Information und klare interne Prozesse schützen vor rechtlichen Problemen.

Wann ist der geldwerte Vorteil korrekt zu erfassen?

Die private Nutzung eines Dienstfahrrads erfreut sich zunehmender Beliebtheit, sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Arbeitgebern. Doch gerade in der Entgeltabrechnung sorgt die lohnsteuerliche Behandlung regelmäßig für Unsicherheit. Insbesondere die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt der ersten Erfassung des geldwerten Vorteils wird in der Praxis kontrovers diskutiert. Dieser Beitrag bringt Licht ins Dunkle.

Was steckt hinter dem Jobrad-Modell?

Beim sogenannten Jobrad-Modell stellt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Fahrrad oder E-Bike zur privaten Nutzung zur Verfügung – entweder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung oder zusätzlich zum regulären Arbeitslohn. Dieses Dienstrad kann sowohl für den Arbeitsweg als auch in der Freizeit genutzt werden.

Wann liegt ein geldwerter Vorteil vor?

Sobald das Rad auch privat genutzt wird, entsteht ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser muss steuerlich und sozialversicherungsrechtlich erfasst werden. Entscheidend ist also nicht, wem das Rad gehört, sondern wie es genutzt wird.

So wird der geldwerte Vorteil besteuert

• Gehaltsumwandlung
  Erfolgt die Bereitstellung des Rads im Tausch gegen Teile des Gehalts, wird der geldwerte Vorteil pauschal mit 0,25 % des Bruttolistenpreises pro Monat versteuert – allerdings nur, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
• Arbeitgeberfinanzierung
  Stellt der Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum Gehalt bereit, bleibt der geldwerte Vorteil nach § 3 Nr. 37 EStG bis zum 31.12.2030 steuerfrei.
  
  

Sozialversicherung nicht vergessen

Auch sozialversicherungsrechtlich zählt der geldwerte Vorteil mit: Er erhöht das beitragspflichtige Einkommen. Wird der Vorteil einem falschen Monat zugeordnet, drohen nicht nur Nachzahlungen, sondern auch rechtliche Risiken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Neue Klarheit bei der Monatszuordnung

Viele Unternehmen gingen bislang davon aus, dass der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung eines Jobrads erst im Folgemonat nach der Übernahme in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen sei. Diese Praxis war bequem, aber falsch. Maßgeblich ist der tatsächliche Monat der Übernahme bzw. ersten Nutzung des Rads. Wer das Dienstrad beispielsweise am 15. Juli übernimmt, muss den geldwerten Vorteil auch für den Juli versteuern – nicht erst ab August. Dieses Vorgehen entspricht den lohnsteuerlichen Grundsätzen. Die bisher praktizierte Folgemonats-Erfassung ist steuerrechtlich unzulässig.

Warum war die Folgemonatspraxis so verbreitet?

Die irrtümliche Erfassung im Folgemonat hatte verschiedene Ursachen. In vielen Fällen spielten organisatorische Gründe eine Rolle, da sich die Monatsverschiebung einfacher in bestehende Payroll-Prozesse einfügen ließ. Hinzu kamen veraltete oder missverständlich formulierte Informationen von Leasinganbietern. Oftmals bezogen sich vertragliche Regelungen lediglich auf die Gehaltsumwandlung, also den Abzug der Leasingrate, nicht aber auf den geldwerten Vorteil. Auch steuerliche Regelungen aus anderen Kontexten wurden gelegentlich fälschlich auf das Jobrad-Modell übertragen. In der Summe entstand dadurch eine weit verbreitete, aber fehlerhafte Praxis, die nun dringend überdacht werden muss.

Welche Risiken ergeben sich aus einer fehlerhaften Erfassung?

Eine zu späte Erfassung des geldwerten Vorteils kann sowohl steuerrechtliche als auch sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Auf Seiten der Lohnsteuer drohen Nachforderungen durch das Finanzamt, möglicherweise inklusive Zinsen und Säumniszuschlägen. Zudem kann es zu fehlerhaften Lohnsteueranmeldungen kommen, was wiederum bei Betriebsprüfungen auffällt. Sozialversicherungsrechtlich führt der geldwerte Vorteil zur Erhöhung des beitragspflichtigen Entgelts. Wird dieser zu spät oder gar nicht berücksichtigt, entstehen Beitragslücken – etwa bei Mindestlohnempfängern oder Teilzeitkräften. In solchen Fällen kann es zu erheblichen Nachforderungen der Sozialversicherungsträger kommen.

Die 37-Monats-Problematik

In der Praxis ergibt sich bei korrekter Anwendung der Übernahmeregel häufig eine sogenannte 37-Monats-Situation. Obwohl die Leasingdauer des Fahrrads in der Regel 36 Monate beträgt, wird der geldwerte Vorteil bei Übernahme zur Monatsmitte in 37 Abrechnungsmonaten berücksichtigt. Dieses Phänomen ist steuerlich korrekt und entspricht auch der Behandlung von Dienstwagen, wird aber in der Praxis oft übersehen.

Wichtig: Trennung von geldwertem Vorteil und Gehaltsumwandlung

In der Praxis ist es entscheidend, den geldwerten Vorteil von der Gehaltsumwandlung zu unterscheiden. Der geldwerte Vorteil muss ab dem Monat der tatsächlichen Übernahme erfasst werden, unabhängig davon, wann die Leasingrate im Rahmen der Gehaltsumwandlung erstmals abgezogen wird. Es ist daher durchaus möglich – und rechtlich zulässig –, dass beide Vorgänge zu unterschiedlichen Zeitpunkten beginnen. Diese Unterscheidung sollte vertraglich klar geregelt sein, um Missverständnissen in der Lohnabrechnung vorzubeugen.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

• Arbeitgeber sollten zunächst alle laufenden Jobrad-Vereinbarungen überprüfen und insbesondere das jeweilige Übernahmedatum prüfen.
• In Fällen, in denen der geldwerte Vorteil bislang nicht im korrekten Monat erfasst wurde, sollte gemeinsam mit dem Steuerberater eine rückwirkende Korrektur geprüft und ordnungsgemäß dokumentiert werden.
• Für neue Verträge empfiehlt es sich, das Übernahmedatum möglichst auf den Ersten eines Monats zu legen, um die 37-Monats-Problematik zu vermeiden.
• Darüber hinaus ist es ratsam, klare Prozesse zur Erfassung des Übernahmedatums zu etablieren, die HR-Abteilung entsprechend zu schulen und die Abrechnungssoftware so zu konfigurieren, dass eine automatische korrekte Monatszuordnung gewährleistet ist.
• Auch eine enge Abstimmung mit dem Leasinganbieter zur rechtzeitigen Datenübermittlung ist empfehlenswert.

Das Wichtigste in Kürze – Pfändungsfreigrenzen ab Juli 2025

Der geldwerte Vorteil aus der Jobrad-Nutzung muss zwingend im Monat der Übernahme steuer- und sozialversicherungsrechtlich erfasst werden. Die bisher häufig praktizierte Verzögerung auf den Folgemonat ist unzulässig und kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken führen.